对于员工没有参加会议的情况，应首先依据公司规章制度及劳动合同的约定来判断是否构成违纪，再依据相关管理制度进行处罚，并制作成书面处罚决定。以下是具体的分析：

一. 判断是否构成违纪

1. 查看公司规章制度：首先，需查阅公司是否有关于会议参与的相关规定，如员工是否必须参加某些特定会议、未参加会议是否构成违纪等。这通常会在公司的员工手册、规章制度或劳动合同中有所体现。
2. 分析未参加会议的原因：员工未参加会议可能有多种原因，如因病请假、因公外出、个人疏忽等。在决定是否处罚前，应了解并核实员工未参加会议的具体原因。

二. 依据管理制度进行处罚

1. 确认处罚依据：若公司规章制度或劳动合同中明确规定了未参加会议的处理方式，则应按照相关规定执行。若未明确规定，则需根据公司的一般管理制度或类似情况的处理惯例来决定。
2. 制定处罚决定：根据违纪的严重程度，公司可给予员工相应的处罚，如警告、罚款、扣减绩效等。处罚决定应明确处罚的原因、依据、种类及执行方式，并以书面形式通知员工。

三. 书面处罚决定的制作

1. 标题：明确标注“关于XX员工未参加XX会议的处罚决定”。
2. 正文：

    - 简述员工未参加会议的事实，包括时间、地点、会议内容等。
    - 阐述处罚的依据，即公司规章制度或劳动合同中的相关规定。
    - 明确处罚的种类和执行方式，如“给予XX员工警告处分，并扣减当月绩效XX元”。
   

3. 结尾：注明处罚决定的生效日期，并告知员工如对处罚有异议，可按照公司规定提出申诉。

四. 注意事项

1. 确保处罚公正：在处罚过程中，应确保处罚的公正性和合理性，避免因个人情感或偏见而影响处罚决定。
2. 保护员工权益：员工有权了解处罚的原因和依据，并有权提出申诉。公司应尊重员工的合法权益，确保处罚过程的透明性和公正性。

我建议，在处罚员工前，务必进行充分的调查和了解，确保处罚的公正性和合理性。同时，也应注意保护员工的合法权益，避免引发不必要的劳动争议。如有进一步需要，您可以继续咨询我。