使用他人档案上班是一个严重违反法律法规和职业道德的行为，可能会对个人和他人造成严重的后果。如果你发现自己或他人正在使用别人的档案上班，应该立即采取以下措施来处理这个问题：
一、立即停止使用他人档案
首先，必须立即停止一切与冒用他人档案相关的行为。继续这种行为将加剧问题的严重性，并可能导致更严重的法律后果。
二、主动向相关部门报告
你应该尽快向所在单位的人事部门、纪检监察部门或者直接上级报告这一情况。同时，如果可能的话，也应该联系被冒用档案的个人，向其说明情况并道歉。
三、配合调查与处理
接受调查：一旦报告了这一问题，相关部门可能会展开调查。你需要如实提供所有相关信息，包括如何获得和使用他人档案的详细情况。
承担后果：根据调查结果，你可能需要承担相应的法律责任和纪律处分。这可能包括但不限于警告、罚款、降职、开除等。
四、纠正错误并采取措施防止再次发生
纠正错误：如果因为使用他人档案而获得了不当利益或职位，应该主动放弃这些利益或职位，并尽力恢复被冒用档案个人的名誉和权益。
采取措施：反思自己的行为，找出导致这一问题的根本原因，并采取有效措施防止类似情况再次发生。例如，加强法律法规学习，提高职业道德意识等。
五、了解相关法律法规
为了更好地处理这一问题，你应该了解相关的法律法规和政策。例如，《中华人民共和国档案法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》以及《干部档案工作条例》等都对干部人事档案的管理和使用有明确规定。这些法律法规不仅规定了档案管理的基本要求，还明确了违反规定的法律责任。
总之，使用他人档案上班是一个严重的违法行为，必须立即停止并主动向相关部门报告。通过配合调查、承担后果以及采取措施防止再次发生类似情况，你可以尽可能地减轻这一行为带来的负面影响，并努力恢复自己的职业声誉和道德形象。