在职期间形成的工作档案怎么处理-谭艳律师|法行宝
2026-07-09 劳动纠纷

您好,关于在职期间形成的工作档案的处理,这确实是一个重要且需要细致对待的问题。以下是我根据相关规定和流程,为您提供的详细解答:

一、工作档案的定义与重要性

工作档案是您在职期间,由劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的,有关您个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。这些档案是历史地、全面地考察您的依据,也是国家档案的组成部分,对于您的职业发展、权益保障等方面都具有重要意义。

二、工作档案的管理与职责

  1. 管理机构:根据《企业职工档案管理工作规定》,职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。如果企业实行档案综合管理,那么档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

  2. 管理职责:档案管理部门负责保管职工档案,收集、鉴别和整理职工档案材料,办理职工档案的查阅、借阅和转递手续,登记职工工作变动情况,为有关部门提供职工情况,并做好职工档案的安全、保密、保护工作。

三、工作档案的处理流程

  1. 档案形成与收集:

    • 在职期间,您参与的各项活动、培训、考核等都会形成相应的档案材料。
    • 档案管理部门会及时收集这些材料,并进行整理立卷,保持档案的完整。
  2. 档案保管与利用:

    • 档案材料会统一保存在档案管理部门,并按照规定的格式和标准进行制作和保管。
    • 因工作需要查阅或借用档案时,需遵守相关规定,如凭盖有公章的介绍信、派可靠人员到保管单位查阅室查阅等。
  3. 档案转递:

    • 如果您发生调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等情况,所在单位应在一个月内将您的档案转交至新的工作单位或您户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。
    • 转递档案时,应通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带,并确保档案的完整性和安全性。

四、特殊情况下的档案处理

  1. 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归:其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管。

  2. 职工死亡:其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

五、注意事项

  1. 档案的真实性与完整性:立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

  2. 档案的保密性:严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,将视情节轻重进行严肃处理。

  3. 档案的定期移交:档案管理部门应定期向企业档案室(馆)移交档案,确保档案的长期保存和利用。

希望以上解答能够帮助您更好地了解和处理在职期间形成的工作档案。如果您还有其他疑问或需要进一步的帮助,请随时告诉我。