文书档案的传阅单可以不归档吗-牟德栋律师|法行宝
2026-05-01 合同纠纷

文书档案的传阅单一般不可以不归档,但存在特殊情况。以下从不同角度进行分析:

  1. 从档案管理规范角度
    • 文书档案的传阅单是档案流转过程中的重要记录,它详细记载了档案在不同部门或人员之间的传阅情况,包括传阅时间、传阅人、传阅意见等关键信息。这些信息对于完整反映档案的处理过程、明确相关人员的责任以及后续的档案利用和追溯都具有重要意义。
    • 根据档案管理的一般原则和规范,为了确保档案的完整性和系统性,文书档案的传阅单应当与档案本身一同归档保存。如果不归档,会导致档案信息的不完整,影响档案的凭证价值和参考价值。例如,在企业的人事档案中,传阅单可能记录了不同部门对员工晋升、调动等事项的审核意见,如果不归档,就无法全面了解该员工人事变动的决策过程。
  2. 从特殊情况角度
    • 临时性、非重要传阅:如果传阅单所涉及的传阅内容是非常临时性的、不具有重要决策意义或参考价值的,例如一些日常的通知、简单的信息传递等,且传阅单上没有留下有价值的意见或批示,那么在经过相关负责人评估后,可以考虑不归档。但这种情况需要谨慎判断,并且要有明确的制度和流程来规范,避免随意决定导致档案信息缺失。
    • 符合销毁条件:如果传阅单已经超过了规定的保管期限,并且经过档案鉴定部门的鉴定,确认其没有继续保存的价值,那么可以按照规定的程序进行销毁,这也相当于不归档的一种处理方式。但在销毁前,必须确保已经履行了严格的鉴定和审批手续,防止误销毁有价值的档案。

在实际工作中,建议严格按照档案管理制度的要求,对文书档案的传阅单进行归档处理,以确保档案的完整性和可利用性。如果对传阅单是否需要归档存在疑问,可以进一步向我咨询。