核心结论：为确保退款事实得到书面确认并避免后续纠纷，建议让对方签署一份《退款确认书》或《收条》，明确退款金额、性质及双方权利义务。以下是具体说明及模板参考：

一、为何需要书面证明？

1. 固定证据：口头退款可能因记忆偏差或对方反悔引发争议，书面文件能直接证明退款事实。
2. 明确性质：需区分“退款”与“赔偿”：若仅退还收取的费用，属合同解除后的返还义务；若额外支付补偿，可能涉及违约责任，需在文件中明确。
3. 避免后续纠纷：如对方后续主张“未收到退款”或“退款不足”，书面文件可作为抗辩依据。

二、证明文件的关键内容

1. 双方信息：写明退款方（你）与收款方（对方）的姓名、身份证号（或统一社会信用代码，如涉及公司）。
2. 退款金额：明确大写及小写金额（如“人民币壹万元整（￥10,000）”），避免篡改。
3. 退款原因：简述事实背景（如“因未办成委托事项”），但无需过度描述细节，防止引发新争议。
4. 退款方式：注明是现金、银行转账还是第三方支付（如微信/支付宝），并保留转账记录作为附件。
5. 权利义务终止：明确双方因退款而终止原委托关系，且无其他未了结事项（如“双方确认，除本确认书外，无其他任何争议”）。
6. 签字盖章：双方签字并按手印（个人）或加盖公章（公司），并注明签署日期。

三、参考模板

《退款确认书》
兹确认：

1. 退款方（甲方）：【你的姓名/公司名称】，身份证号/统一社会信用代码：【】，联系方式：【】。
   
2. 收款方（乙方）：【对方姓名/公司名称】，身份证号/统一社会信用代码：【】，联系方式：【】。
   
3. 退款原因：甲方因未办成乙方委托的【具体事项】，现退还乙方已支付的款项。
   
4. 退款金额：人民币【大写】元整（￥【小写】），已于【年月日】通过【现金/银行转账/微信/支付宝】方式支付至乙方账户（账号：【】）。
   
5. 双方确认：自本确认书签署之日起，原委托关系终止，且无其他任何争议。
   
6. 本确认书一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。
   

甲方（签字/盖章）：__________ 日期：__________
乙方（签字/盖章）：__________ 日期：__________

四、注意事项

1. 保留证据：若通过转账退款，需保存转账记录；若现金交付，可要求对方出具《收条》并附身份证复印件。
   
2. 语言简洁：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），防止歧义。
   
3. 法律合规：若涉及大额资金或复杂关系，建议咨询律师审核文件内容。
   

如有其他法律问题，可直接向我咨询，我会结合具体场景为你提供详细解答。