核心结论：为确保退款事宜有书面凭证、避免后续纠纷，可要求对方出具收条或签署退款协议，以下为具体说明及操作建议。

1. 出具收条
   若已全额退款，最简单的方式是让对方手写或打印一份收条，内容需包含：

   • 双方姓名、身份证号（或联系方式）；
     
   • 退款金额（大小写均需注明）；
     
   • 退款原因（如“因未办成XX事项，现退还全部费用”）；
     
   • 退款时间、收款方式（现金/转账）；
     
   • 对方签字并按手印（若为打印件，需在签字处按手印）。
     示例：
     “今收到张三（身份证号：XXX）退还的办事费用人民币5000元（大写：伍仟元整），因未办成XX事项，双方无其他纠纷。收款人：李四（签字+手印） 2023年X月X日”。

2. 签署退款协议
   若涉及金额较大或双方对退款细节有约定（如分期退款、利息补偿等），建议签署书面《退款协议》，内容需包括：

   • 双方基本信息；
     
   • 退款金额及支付方式；
     
   • 退款时间节点（如“于2023年X月X日前全额退还”）；
     
   • 违约责任（如逾期未退需支付违约金）；
     
   • 争议解决方式（如“协商不成，向XX法院起诉”）；
     
   • 双方签字盖章（个人签字按手印，公司需加盖公章）。
     作用：协议具有法律效力，可明确双方权利义务，避免对方事后反悔或主张其他费用。

3. 通过转账备注留证
   若通过银行转账退款，可在备注栏注明“退款-XX事项费用”，并保存转账记录；若用微信/支付宝转账，需在转账说明中写明同样内容，并截图保存。
   注意：转账记录仅能证明资金流向，无法直接体现退款原因，因此建议配合收条或协议使用。

4. 其他注意事项

   • 若对方拒绝出具手续，可通过短信、微信等书面方式留存沟通记录（如“张三：我已收到你退的5000元，此事已了结”），作为辅助证据；
     
   • 避免现金退款且无凭证，否则对方可能否认退款事实；
     
   • 若对方已收取费用但未办事且涉嫌诈骗（如虚构办事能力），可保留相关证据（如聊天记录、转账记录）并向公安机关报案。

总结：优先选择签署退款协议（最规范），其次要求对方出具收条（最简便），同时通过转账备注、沟通记录等方式留存证据，以全面防范风险。如有具体操作疑问，可进一步向我咨询。