当劳动合同到期，且公司决定不与员工续签时，为了确保整个过程的合法、合规，并维护双方的合法权益，我们强烈建议采用书面形式来通知员工。以下是一份详细的书面通知指南，供您参考：
一、书面通知的准备
确定通知时间：
- 通常，我们建议在劳动合同到期前至少30日（具体期限可能因地区、行业或合同约定而有所不同）发出书面通知。这样能给员工足够的时间来准备和安排后续事宜。
编写通知内容：
- 标题：明确写出“劳动合同到期不续签通知书”。
- 员工信息：包含员工的姓名、性别、身份证号码、岗位等基本信息，以确保通知的准确性。
- 合同信息：指出劳动合同的起始日期和到期日期，让员工清楚了解合同期限。
- 不续签决定：清楚表明公司决定在合同到期后不再与员工续签劳动合同。
- 经济补偿：根据《劳动合同法》的规定，说明是否支付经济补偿及具体金额。如果支付，应详细列出计算方式和支付时间。
- 离职手续：告知员工需要办理的离职手续的具体流程和时间节点，如工作交接、归还公司财物、结算工资及福利等。
- 其他事项：可以补充对员工表现的感谢或其他需要说明的事项。
选择送达方式：
- 直接送达：如果可能，最好当面交给员工本人，并让其签字确认收到。
- 邮寄送达：如果无法直接送达，可以通过邮政快递（EMS）等方式邮寄给员工，并保留快递单据作为送达凭证。
- 公告送达：在无法联系到员工本人的情况下，可以在公司内部公告栏或其他显著位置张贴通知，并在公司官方网站、内部办公系统等平台发布。公告期一般为合理的期限，如30日。
二、面谈沟通（可选但推荐）
在发出书面通知后，如果条件允许，建议与员工进行一次面谈沟通：
- 提前安排：与员工预约面谈时间和地点，确保环境安静、无干扰。
- 沟通要点：
- 以平和、诚恳的态度开场，感谢员工在合同期内的工作贡献。
- 简要、客观地向员工说明公司不续签的原因，避免误解和不必要的争执。
- 给员工充分的时间表达自己的想法和意见，认真倾听并做好记录。
- 再次强调离职手续的办理时间和要求，以及经济补偿等相关事项。
- 记录确认：将谈话内容进行书面记录，并由双方签字确认，以避免后续纠纷。
三、后续事宜处理
协助办理离职手续：
- 员工应按照公司的要求，在规定时间内完成手头工作、保管物品的交接。
- 公司应安排人员配合并记录确认交接情况。
- 劳动合同终止时，公司应一次性结清员工的工资及福利待遇。
- 为员工出具终止劳动合同的证明，并在15日内为其办理档案和社会保险关系转移手续。
支付经济补偿（如有）：
- 根据《劳动合同法》的规定，如果公司决定不续签且不属于维持或提高劳动合同约定条件而劳动者不同意续订的情形，公司应向劳动者支付经济补偿。
- 经济补偿按劳动者在本单位工作的年限计算，每满一年支付一个月工资的标准；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资的经济补偿。
四、注意事项
- 避免不当言语：在通知过程中，公司应避免使用不当言语或行为，以免影响员工的情绪和稳定性。
- 确保内容真实：通知内容应真实、客观，避免误导或虚假信息，以免引发法律纠纷。
- 保留证据：无论是书面通知还是面谈沟通，都要注意保留相关证据，如通知文件、快递单据、面谈记录等，以备后续可能出现的劳动争议。
- 关注员工反馈：在通知后，公司应关注员工的反应和反馈，及时解答员工疑问，处理好相关问题。
通过遵循上述步骤和注意事项，您可以确保在劳动合同到期不续签时，能够依法、合规地处理与员工的劳动关系，维护双方的合法权益。