在合同中明确规定“不符合规定将以函的形式告知”的条款时，我们需要确保该条款既清晰又具有可操作性，同时符合相关法律法规的要求。以下是一个建议的合同条款示例，以及对该条款的详细解释：
合同条款示例：
“若一方在合同履行过程中出现不符合本合同规定的行为或情形，另一方有权以书面函件的形式向违约方发出告知，明确指出违约事实、依据的合同条款及要求违约方采取的补救措施或承担的违约责任。书面函件应通过挂号信、快递或其他可追踪的方式发送，以确保送达。违约方在收到书面函件后，应在规定的期限内（如五个工作日内）给予书面回复，并采取相应措施以符合合同规定。若违约方未在规定期限内回复或未采取有效补救措施，则视为违约方同意承担本合同约定的违约责任。”
条款解释：
告知权利：明确了一方在发现另一方不符合合同规定时，有权以书面函件的形式进行告知。这是为了确保双方都能及时、准确地了解合同履行情况，避免因信息不对称而导致的纠纷。
告知内容：书面函件应明确指出违约事实、依据的合同条款及要求违约方采取的补救措施或承担的违约责任。这有助于违约方清楚地了解自己的违约行为及后果，从而采取积极措施进行纠正。
发送方式：规定了书面函件应通过挂号信、快递或其他可追踪的方式发送，以确保送达。这是为了保障告知的有效性，避免因函件丢失或延误而导致的责任不清。
回复期限：要求违约方在收到书面函件后，应在规定的期限内（如五个工作日内）给予书面回复。这是为了促使违约方及时回应，避免拖延导致问题恶化。
补救措施与违约责任：明确了违约方在收到告知后应采取的补救措施或承担的违约责任。这有助于维护合同的严肃性和权威性，确保双方都能按照合同约定履行义务。
默认条款：若违约方未在规定期限内回复或未采取有效补救措施，则视为违约方同意承担本合同约定的违约责任。这是为了防止违约方逃避责任，保障守约方的合法权益。
在制定此类条款时，建议咨询专业法律人士，以确保条款的合法性和有效性。同时，根据具体合同的性质和目的，可能需要对上述条款进行适当调整和完善。