被动离职时，员工与公司之间需要签订的主要文件是离职协议，并办理相关的离职手续。以下是一些具体的步骤和注意事项：
一、提交离职申请或通知
虽然是被动离职，但通常也需要员工提交一份离职申请或离职通知给公司，以书面形式明确表达离职的意愿。在申请中，可以简要说明离职的原因和期望的离职日期。
二、办理离职审批
员工提交离职申请后，应由主管部门及上级领导进行审批。审批通过后，公司会通知员工办理具体的离职手续。
三、签订离职协议
离职协议是员工与公司之间就离职事项达成的一致意见。在签订离职协议时，员工应注意以下几点：
明确离职时间：协议中应明确员工的具体离职日期，以避免因约定不清而产生的权利义务纠纷。
结清相关费用：协议中应列明已结清的项目，如工资、加班费、奖金、提成等，确保员工离职时所有费用都已结清。
免责声明：协议中可以包含免责声明，表明员工离职后不再通过任何途径或方式追究公司的任何责任。但请注意，免责声明并非万能，对于工伤、职业病等法定赔偿项目，公司仍需按规定支付。
避免不利措辞：在离职协议中，员工应避免使用可能对自己不利的措辞，特别是与《劳动合同法》第三十八条规定的情形相关的内容。
四、办理离职手续
离职手续包括办理工作交接、归还公司财物、结算工资和福利等。员工应与公司相关部门配合，确保所有手续都办理完毕。
五、注意事项
保留证据：在整个离职过程中，员工应保留好所有与离职相关的证据，如离职申请、离职协议、工资结算单等，以备不时之需。
了解法律法规：员工应了解相关的劳动法律法规，确保自己的权益不受侵害。如果公司在离职过程中存在违法行为，员工可以向劳动监察部门投诉或申请劳动仲裁。
保持沟通：与员工保持与公司相关部门的良好沟通，及时解决离职过程中出现的问题，确保离职过程顺利进行。
总之，被动离职时，员工应与公司签订离职协议，并办理好相关手续。同时，员工也应注意保护自己的权益，了解法律法规，保留好相关证据，并与公司保持良好沟通。