结论：职务侵占行为一旦实施且数额较大，即构成职务侵占罪，及时退款并不影响犯罪行为的成立和可能的立案。但在后续司法程序中，及时退款可以作为从轻处罚的情节被考虑。以下是对此问题的详细分析：
一、法律规定层面
职务侵占罪的定义：
- 根据《中华人民共和国刑法》第二百七十一条规定，公司、企业或其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，构成职务侵占罪。这表明，只要行为人实施了利用职务便利非法占有本单位财物的行为，并且数额较大，就已符合职务侵占罪的构成要件。
及时退款的影响：
- 从法律条文来看，及时退款并不改变犯罪行为的已经成立。它只是在犯罪行为完成后的一种事后表现，不影响对犯罪行为的定性判断。因此，即使行为人及时退款了侵占的财物，也可能面临法律的追究。
二、司法实践层面
立案标准：
- 在实际操作中，公安机关会根据证据情况和法律规定来决定是否立案。如果职务侵占的数额达到了刑事立案标准（通常指三万元以上，但具体标准可能因地区和案件性质而异），即使行为人及时退款了侵占的财物，公安机关仍可能会立案侦查。因为犯罪行为已经发生，侵害了单位的财产权益和正常的社会经济秩序。
量刑情节：
- 虽然及时退款不是决定是否立案的关键因素，但在后续的司法程序中，它是一个重要的量刑情节。法院在量刑时会综合考虑行为人是否积极退赃退赔、是否取得被害单位谅解等因素，从而决定刑罚的轻重。例如，如果行为人及时退款并表现出真诚的悔罪态度，法院可能会酌情从轻处罚。
特殊情况：
- 如果侵占的财物数额较小、情节显著轻微，且行为人及时退款并取得了单位的谅解，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》的相关规定，公安机关可能不予立案，认为情节显著轻微、危害不大，不认为是犯罪。但这种情况属于少数例外，并非普遍规律。
三、建议与警示
不要抱有侥幸心理：
- 职务侵占是严重的违法行为，一旦实施就可能面临法律制裁。及时退款并不能完全消除犯罪行为的后果，只是可能作为从轻处罚的情节被考虑。因此，不要抱有侥幸心理，认为及时退款就可以逃避法律责任。
积极配合调查：
- 如果涉及职务侵占行为，应尽快向公安机关自首，并积极配合调查。这样有助于争取从轻处理，并减少不必要的法律风险。同时，也可以向被害单位表达歉意，并承诺赔偿损失，以争取被害单位的谅解。
加强法律意识：
- 企业和个人都应加强法律意识，遵守法律法规，不触碰法律的底线。企业应建立健全的内部管理制度和监督机制，预防职务侵占行为的发生；个人则应树立正确的价值观和职业道德观，避免走上违法犯罪的道路。
举例说明：假设某公司员工利用职务便利，侵占了公司价值五万元的财物。在案发前，该员工意识到自己的错误，及时将侵占的财物退还给了公司，并表达了真诚的歉意。然而，由于侵占的财物数额已经达到了刑事立案标准，公安机关仍然可能对该员工立案侦查。但在后续的司法程序中，法院会考虑该员工及时退款和真诚悔罪的表现，酌情从轻处罚。
法律依据：
- 《中华人民共和国刑法》第二百七十一条：公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。
- 《中华人民共和国刑事诉讼法》第十六条：有下列情形之一的，不追究刑事责任，已经追究的，应当撤销案件，或者不起诉，或者终止审理，或者宣告无罪：（一）情节显著轻微、危害不大，不认为是犯罪的；…（六）其他法律规定免予追究刑事责任的。
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