作为房东，当租客退租但合同遗失时，为了保障双方的权益，你可以要求租客写一份书面声明或协议，来明确双方的权利和义务，以下是一些建议的内容和方向：

1. 书面声明的基本内容：

   • 双方信息：首先，声明中应明确房东和租客的基本信息，包括姓名、身份证号码、联系方式等，以便在需要时能够联系到对方。
   • 房屋信息：详细描述房屋的地址、面积、户型等基本信息，确保双方对房屋有明确的认知。
   • 退租事实：明确租客已经退租，且双方对退租事实无异议。可以注明退租的具体日期，以及房屋在退租时的状态（如是否完好无损、是否已结清水电费等）。
   • 合同遗失说明：说明原租赁合同因何种原因遗失，且双方均确认遗失的事实，避免未来因合同问题产生纠纷。
   • 权利义务确认：确认双方在租赁期间及退租后的权利和义务已经履行完毕，无任何未了结的事项。例如，租客已支付所有租金和押金，房东已退还押金（如有）等。
   • 签字盖章：最后，双方应在声明上签字或盖章，以确认声明的真实性和有效性。

2. 可能涉及的额外条款：

   • 房屋交接：如果房屋在退租时存在需要修复或清理的问题，可以在声明中明确修复或清理的责任方和完成时间。
   • 押金处理：如果租客在退租时还有押金未退还，可以在声明中明确押金的退还方式和时间。
   • 违约责任：虽然合同遗失，但双方仍可以约定如果未来因租赁事宜产生纠纷时的违约责任和解决方式。

3. 法律建议：

   • 保留证据：除了书面声明外，建议房东保留与租客沟通的所有记录，包括短信、微信、邮件等，以备不时之需。
   • 公证或见证：如果条件允许，双方可以邀请第三方（如律师、公证员等）对书面声明进行公证或见证，以增加其法律效力。
   • 及时咨询：如果在处理过程中遇到任何法律问题或不确定的地方，建议及时向我咨询，以确保双方的权益得到充分保障。

示例书面声明：

书面声明

本人（房东姓名）：________，身份证号码：________，联系方式：________。

本人（租客姓名）：________，身份证号码：________，联系方式：________。

鉴于双方曾就位于________（房屋地址）的房屋签订租赁合同，现因________（合同遗失原因）导致原租赁合同遗失。双方经协商一致，就退租事宜达成如下声明：

## 一、租客已确认于________年________月________日退租，房屋在退租时状态良好，无任何损坏或需要修复的地方。


## 二、双方确认，在租赁期间及退租后，所有租金、押金等费用已结清，无任何未了结的事项。


## 三、双方对原租赁合同的遗失无异议，且确认该遗失不影响双方对退租事实的认可和权利义务的履行。


## 四、本声明自双方签字或盖章之日起生效，对双方具有法律约束力。


房东签字/盖章：________

租客签字/盖章：________

日期：________年________月________日

希望以上内容能对你有所帮助。如果有任何疑问或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。