当租客的合同丢失时，房东可以采取以下步骤来处理，并撰写相应的说明或重新签订合同：

一、与租客沟通并说明情况

1. 及时沟通：首先，房东应尽快与租客取得联系，说明合同丢失的情况，并表达重新签订或补充协议的意愿。
2. 协商解决方案：双方应协商是否需要重新签订一份完整的租赁合同，或者是否可以通过补充协议来明确双方的权利和义务。

二、撰写合同丢失情况说明（如需）

如果双方决定不重新签订合同，而是以情况说明作为依据，那么房东可以撰写一份合同丢失情况说明，内容应包括：

1. 房屋具体位置：明确标明房屋的具体位置，包括街道、门牌号等详细信息。
2. 合同丢失日期：详细记录租房合同丢失的日期，包括年、月、日。
3. 丢失原因：说明合同丢失的原因，如不慎遗失、被盗等，并提供相关证据或线索（如有）。
4. 原合同信息：注明原合同的编号、份数以及是否盖有合同专用章，这些信息有助于确认合同的真实性和有效性。
5. 声明与依据：在情况说明的结尾部分，声明原合同已遗失，并明确表示将以此情况说明作为后续处理相关事宜的依据。

示例：

情况说明

本人（房东姓名）与租客（租客姓名）于（原合同签订日期）签订了一份关于（房屋具体位置）的租赁合同。不慎于（合同丢失日期）将该合同遗失。原合同编号为（合同编号），共（份数）份，且已盖有合同专用章。

现特此说明，原租赁合同已遗失，双方同意以此情况说明作为后续处理相关事宜的依据。如有需要，双方将积极配合重新签订租赁合同或补充协议。

房东（签字）：_________
日期：_________

租客（签字）：_________
日期：_________

三、重新签订租赁合同（推荐）

为了保障双方的权益，避免后续可能出现的纠纷，重新签订一份完整的租赁合同是更为稳妥的做法。重新签订的合同应包含以下必备条款：

1. 当事人信息：包括出租人和承租人的姓名、身份证号、联系方式等。
2. 房屋基本情况：详细描述房屋位置、面积、户型、朝向等。
3. 租赁期限：明确租赁的起止日期。
4. 租金及支付方式：规定租金的数额、支付方式（如月付、季付等）及支付期限。
5. 房屋使用与维修：明确房屋的使用方式、维修责任划分等。
6. 违约责任：规定双方违约时的责任承担方式。
7. 争议解决方式：约定在发生纠纷时的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。

四、后续注意事项

1. 妥善保管：双方应妥善保管重新签订的合同或情况说明，避免再次丢失。
2. 定期检查：房东可以定期与租客沟通，了解租赁情况，确保双方按照合同约定履行义务。
3. 及时更新：如租赁期间有任何变更（如租金调整、租赁期限延长等），双方应及时签订补充协议或更新合同。

如有任何法律疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。我会根据您的具体情况，提供更为详细和专业的法律建议。