针对您提出的“租房合同到期因房东不在怎么写退房合同”的问题，以下是一份详细且具有深度的解答，旨在帮助您制定一份合法、有效的退房合同。
一、理解情况与准备
首先，确认租房合同确实已经到期，且由于房东不在场，您需要通过书面形式来明确退房的相关事宜。这通常涉及到与房东的代理人（如果有的话）或者通过邮寄、电子邮件等方式与房东直接沟通，并达成一致意见。
二、退房合同撰写要点
标题：
- 明确标注为“房屋租赁合同退房协议”，以清晰表明协议的性质。
基本信息：
- 列出出租方（甲方，即房东或其代理人）和承租方（乙方，即您）的姓名、身份证号（或统一社会信用代码，如果是公司）、联系电话及地址。
原合同信息：
- 提及原租赁合同的签订日期、合同编号（如有）、租赁房屋的具体位置及合同的有效期限，确保退房协议与原合同相对应。
退房原因与时间：
- 清晰阐述因合同到期而退房的原因，并确定具体的退房日期。
房屋状态与物品处理：
- 描述房屋在退房时的应保持状态，包括但不限于清洁、维修状况等。
- 列出房屋内应归还的物品清单，以及任何损坏或缺失物品的处理方式。
费用结算：
- 详细说明租金、押金、水电费、物业费等各项费用的结算情况，包括已支付和未支付的费用，以及支付方式和时间。
- 如果房东需要退还押金，应明确退还的金额、方式和时间。
违约责任：
- 根据原租赁合同或实际情况，明确双方在退房过程中的违约责任，如逾期退房、损坏房屋或物品等应承担的后果。
争议解决：
- 说明在履行退房协议过程中发生争议的解决途径，如友好协商、仲裁或诉讼，并指定有管辖权的人民法院（如果选择诉讼方式）。
其他约定：
- 根据实际需要，添加任何其他特殊约定或补充条款，如房屋内遗留物品的处理、退房后的维修责任等。
份数与保存：
- 明确退房协议的份数，以及双方各自保存的份数，确保双方都有有效的协议副本。
三、退房合同示例
房屋租赁合同退房协议
甲方（出租方）：[房东姓名/代理人姓名及详细信息]
乙方（承租方）：[您的姓名及详细信息]
鉴于甲乙双方于_年_月____日签订了《房屋租赁合同》（合同编号：[如有]），现因合同到期，经双方友好协商一致，同意退房，并达成如下协议：
退房时间：
房屋状态与物品处理：
- 房屋应保持清洁、完好状态，不得有损坏或缺失。
- 房屋内应归还的物品清单见附件，任何损坏或缺失物品将按市场价赔偿。
费用结算：
- 租金已支付至_年_月____日，无欠费。
- 押金人民币_元，甲方应在乙方退房后_个工作日内退还至乙方指定账户。
- 水电费、物业费等已结清，无欠费。
违约责任：
- 如乙方逾期退房，应按日支付违约金人民币____元。
- 如甲方逾期退还押金，应按日支付违约金人民币____元。
争议解决：
- 双方应首先通过友好协商解决争议；协商不成时，可向[指定人民法院]提起诉讼。
其他约定：
- [根据实际需求填写的其他条款，如房屋内遗留物品的处理方式等]。
生效条款：
- 本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
甲方（签字/盖章）：__________
乙方（签字/盖章）：__________
联系方式：__________________
通过遵循上述撰写要点和示例，您可以制定出一份详尽且合法的退房合同，从而确保双方权益得到充分保护，并避免未来可能出现的任何纠纷或误解。如果房东确实无法在场签字，您可以考虑通过邮寄、电子邮件等方式获得房东的确认，并保留好相关证据。