当合同未满时公司决定退员工，这实际上涉及到的是劳动合同的提前终止问题，而非简单的合同到期终止。不过，无论哪种情况，公司都需要遵循相关法律法规来妥善处理，以保障劳动者的合法权益。以下是我为您详细梳理的处理步骤和注意事项：
一、明确法律依据
根据《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，劳动合同的提前终止需要符合法定情形，并且公司需承担相应的法律责任。特别是当公司因非劳动者原因决定提前终止合同时，通常需要支付经济补偿金。
二、处理步骤
提前沟通与通知：
- 公司应尽早与员工进行沟通，明确告知其合同将提前终止的原因、时间以及后续安排。
- 尽管法律没有明确规定提前通知的具体天数（除非涉及大规模裁员等特殊情况），但出于人道主义和职业规范考虑，建议公司提前合理时间通知员工，以便其有足够的时间准备。
协商解决方案：
- 在正式通知员工前，公司可以与其进行协商，探讨是否有其他解决方案，如调整岗位、提供培训机会、延长合同期限等，以尽量避免或减少对员工的影响。
- 协商过程中，应尊重员工的合法权益，避免采取强制手段或施加不合理的压力。
支付经济补偿金：
- 如果公司决定提前终止合同，并且非因员工原因（如员工严重违反公司规章制度、被依法追究刑事责任等），则公司需要向员工支付经济补偿金。
- 经济补偿金的计算标准通常按照员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向员工支付半个月工资的经济补偿。月工资是指员工在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资。
办理离职手续：
- 公司应在合同终止后，及时为员工办理离职手续，包括工作交接、社保减员、公积金封存等。
- 出具解除劳动合同的证明，并在十五日内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。
结算工资及福利：
- 确保员工在合同期内的工资、奖金、津贴、补贴等全部结清。
- 对于未休完的年假、加班费等福利待遇，也应按照相关规定进行结算。
三、注意事项
合法合规操作：
- 在整个处理过程中，公司必须严格遵守国家法律法规，不得侵犯员工的合法权益。
- 避免因违法操作而引发的劳动争议和法律风险。
保留证据：
- 公司应妥善保管与劳动合同终止相关的所有文件和记录，如通知书、离职申请表、工资结算单等。
- 这些证据在后续可能发生的劳动争议中将起到重要作用。
关注特殊情形：
- 对于处于医疗期、孕期、产期、哺乳期等特殊时期的员工，公司不得随意提前终止合同。
- 应根据相关法律法规的规定，延长劳动合同期限至相应情形消失时止，或者采取其他合法合规的解决方案。
维护公司形象：
- 在处理劳动合同提前终止问题时，公司应注重维护自身形象，避免给员工和社会留下不良印象。
- 可以通过积极沟通、提供合理补偿等方式来展现公司的责任感和人文关怀。
综上所述，当合同未满时公司决定退员工，需要遵循相关法律法规，通过提前沟通、协商解决方案、支付经济补偿金、办理离职手续和结算工资及福利等步骤来妥善处理。同时，公司还需要注意合法合规操作、保留证据、关注特殊情形和维护公司形象等方面的问题。