结论：房东在办理租赁合同过程中额外收费是否合法，需根据具体情况判断。若收费项目合理且双方有明确约定，则合法；若收费项目不合理或未经约定，则可能不合法。
详细分析：
合理收费项目：
- 中介服务费：如果房东通过中介机构出租房屋，中介机构提供了服务，那么房东或承租方可能需要支付中介服务费。这种费用是合理的，但具体金额和支付方式应在服务前明确约定。
- 合同文本费：若使用中介机构提供的标准合同文本，房东或承租方可能需要支付合同文本费用。这同样需要在合同签订前明确约定。
- 备案费：部分地区要求租赁合同进行备案登记，可能产生少量工本费。这种费用是合法的，但具体标准由当地相关部门规定。
- 公证费：若双方希望对租赁合同进行公证，需向公证机关缴纳公证费用。公证费是合法的，收费标准各地可能有所差异。
不合理收费项目：
- 未经约定的额外费用：如果房东在合同签订过程中，未经承租方同意，擅自增加额外费用，如“看房费”、“管理费”等，且这些费用在合同中没有明确约定，那么这种收费是不合法的。
- 违反法律法规的费用：如果房东收取的费用违反了相关法律法规的规定，如超过法定标准的租金、押金等，那么这种收费也是不合法的。
法律建议：
- 明确约定：在签订租赁合同时，双方应明确约定各项费用的承担方式，包括但不限于租金、押金、中介服务费、备案费、公证费等。这可以避免后续因费用问题产生纠纷。
- 审查合同条款：承租方在签订合同前，应仔细审查合同条款，确保没有隐藏的不合理费用。如果发现房东有擅自增加额外费用的情况，应及时提出异议并协商解决。
- 保留证据：在合同签订和履行过程中，双方应保留好相关证据，如合同文本、付款凭证、沟通记录等。这些证据在后续可能发生的纠纷中具有重要的证明作用。
可能后果：
- 如果房东擅自增加额外费用且未经承租方同意，承租方有权拒绝支付这些费用，并可以向相关部门投诉或寻求法律帮助。
- 如果房东收取的费用违反了相关法律法规的规定，承租方可以向相关部门举报，要求房东退还违法收取的费用，并可能面临行政处罚。
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