在合同中约定履约保函时，为了确保其有效性和充分保障合同双方的权益，我们需要细致且全面地考虑并明确以下几个关键要素：
一、保函的基本信息与出具方
首先，要明确履约保函的定义，它是由保证人（通常是银行或专业担保公司）根据被保证人（如承包商、供应商等合同执行方）的请求，向受益人（合同另一方，如业主、采购方）开立的保证文件，旨在确保被保证人能够履行其合同义务。在合同中，应明确指定出具保函的银行或其他金融机构，并确认其具备相应的资质、信誉以及良好的财务状况，同时该机构应处于金融监管机构的有效监管之下。
二、保函的金额
保函金额的设定需合理且与合同金额或特定履约义务的规模相匹配。一般来说，保函金额约占合约金额的5%~10%，但具体比例也可根据项目的实际需求和风险评估进行调整。此外，合同中还应包含保函金额的调整机制，以应对合同范围变更导致合同总金额增减的情况，并明确调整的程序和时间限制。
三、保函的有效期
保函的有效期应明确界定，起始日期通常与合同生效日、项目开工日或特定事件发生日相关联，而截止日期则与合同履行期限、竣工日期或质保期届满日相一致。同时，合同中还应约定保函的延期条款，以应对因不可抗力或其他非被保证人原因导致的项目工期延误情况，包括延期的申请、审批和通知程序。
四、保证责任与赔付条件
在合同中，应详细说明保证人在保函项下承担的责任范围，包括被保证人按时、按质履行合同义务的具体要求。同时，要明确列明在何种情况下受益人有权向保证人提出索赔，如未按时履约、履约质量不符合要求等，并规定索赔的程序、时间限制以及所需提供的证明文件。此外，还应规定保证人收到索赔通知后的审核期限、支付程序和赔付条件，以确保赔付过程的及时性和合理性。
五、保函的失效条件
除了到期失效外，合同中还应明确其他导致保函失效的情况，如履约主体按时、按质完成了履约义务，或在规定期限内未发生任何索赔等。这些失效条件的明确有助于避免不必要的纠纷和误解。
六、保函的格式和内容
履约保函应采用书面形式，并符合相关法律法规和行业惯例。在合同中，应约定保函的具体格式，包括但不限于保证人、被保证人、受益人的基本信息，保证金额、保证期限、保证责任等关键条款。这些信息的准确性和完整性对于保函的有效性和执行力至关重要。
七、其他注意事项
综上所述，通过全面考虑并明确上述要素，我们可以确保履约保函的约定清晰、明确、合法有效，从而充分保障合同双方的权益。