结论：员工严重违反公司规章制度时，用人单位应当发送解聘通知书，但需严格遵循法定程序和制度要求，否则可能构成违法解除劳动合同。以下从法律依据、操作流程、风险防范三个维度展开分析：

一、法律依据与核心要求

1. 法定解除权
   根据《劳动合同法》第三十九条第（二）项，劳动者严重违反用人单位规章制度的，用人单位可单方解除劳动合同且无需支付经济补偿金。但需满足两个前提：

   • 制度合法性：规章制度需经民主程序制定（如职工代表大会讨论）并公示（如员工签收确认书）；
     
   • 违纪严重性：违纪行为需达到“严重”程度，例如“连续旷工3天”或“盗窃公司财物”等明确条款。

2. 程序合法性

   • 工会通知义务：根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十七条，用人单位解除劳动合同前需通知工会（未建工会的应通过其他方式告知），否则可能被认定为违法解除。
     
   • 证据固定：需通过监控录像、工作记录、书面警告等证据链证明违纪事实，避免单方口头主张。

二、解聘通知书的操作流程

1. 事实调查与证据收集

   • 对违纪员工进行面谈并形成书面笔录，要求员工签字确认（拒签需注明情况）；
     
   • 收集客观证据（如考勤记录、客户投诉函、监控录像等），避免依赖主观评价。

2. 解聘通知书的内容要求

   • 明确解除依据：引用具体规章制度条款（如“依据《员工手册》第X条第X款”）；
     
   • 说明违纪事实：列明时间、地点、行为及影响（如“2023年X月X日擅自离岗导致客户投诉”）；
     
   • 告知救济途径：注明员工可申请劳动仲裁或诉讼的权利。

3. 送达方式

   • 优先选择EMS邮寄：内件品名注明“解除劳动合同通知书”，保留邮寄凭证；
     
   • 辅助送达方式：通过电子邮件、短信同步发送，保留阅读回执；
     
   • 拒收处理：若员工拒收，可邀请基层组织（如居委会）见证留置送达。

三、法律风险与防范要点

1. 程序瑕疵风险

   • 未通知工会：即使违纪事实成立，未通知工会可能导致支付赔偿金（2N）；
     
   • 制度未公示：若员工否认知悉制度，用人单位需举证公示证据（如签收记录）。

2. 违纪程度认定风险

   • 轻微违纪解除：例如“迟到3次”未达到“严重”标准，可能被认定为违法解除；
     
   • 特殊群体保护：对医疗期员工、三期女职工等，需审慎评估违纪行为与岗位的关联性。

3. 争议应对策略

   • 仲裁举证责任：用人单位需证明制度合法、事实清楚、程序完备；
     
   • 调解优先：在仲裁阶段可协商达成和解，降低维权成本。

四、典型案例参考

某员工因“代打卡”被辞退案中，法院重点审查：

1. 企业考勤制度是否明确规定“代打卡属于严重违纪”；
   
2. 该制度是否已有效公示（如员工签收确认书）；
   
3. 解除前是否给予员工申辩机会。
   最终法院认定企业解除行为合法，无需支付赔偿金。

建议：用人单位应定期审查规章制度合法性，强化管理人员证据意识，并在解除劳动合同前咨询专业律师，确保程序无瑕疵。若您遇到类似问题，可直接向我咨询具体操作方案。