拖欠租金时，发通知的核心目的是正式告知承租人其违约行为，并要求其限期支付租金或承担相应责任。通知应明确、合法且具备法律效力，以避免后续纠纷。
以下是具体操作建议，分步骤说明：

1. 通知形式的选择

• 书面通知（推荐）：通过书面形式（如律师函、催告函、书面告知书）发送，更具法律效力，可作为后续诉讼或仲裁的证据。
  
• 电子通知（辅助）：若承租人同意，可通过电子邮件、短信或微信等方式发送，但需保留发送记录（如截图、录屏）作为辅助证据。
  
• 口头通知（不推荐）：仅作为临时提醒，无法作为有效证据，建议后续补发书面通知。

2. 通知内容的要点

通知应包含以下核心信息，确保内容完整、合法：

• 双方信息：写明出租人（您）和承租人的姓名、身份证号或统一社会信用代码（如为公司）、联系方式。
  
• 租赁合同信息：注明合同编号、签订日期、租赁标的（如房屋地址、面积）、租金标准及支付方式。
  
• 拖欠事实：明确拖欠的租金金额、拖欠起止日期（如“自2023年1月1日至2023年3月31日，共拖欠租金XX元”）。
  
• 违约责任：引用合同条款（如“根据合同第X条，逾期支付租金超过X日的，出租人有权解除合同并要求赔偿损失”），或依据《民法典》相关规定（如第722条）。
  
• 履行要求：设定合理期限（如“请于收到本通知后3日内支付拖欠租金，否则将采取进一步法律措施”）。
  
• 后果告知：明确若未履行，将采取的措施（如解除合同、追究违约责任、申请强制执行等）。
  
• 联系方式：提供出租人的联系地址、电话、电子邮箱，便于承租人沟通或支付。
  

3. 通知的发送与留存

• 发送方式：
  
  • 书面通知：通过EMS邮寄（留存邮寄凭证，备注文件名称如“租金催告函”），或直接送达并要求承租人签收（签收单需注明日期）。
    
  • 电子通知：通过可留痕的方式发送（如电子邮件需使用正式邮箱，短信需保留原始记录）。
    
• 留存证据：保存通知原件、邮寄凭证、签收记录、电子通知的截图或录屏，以备后续维权使用。

4. 后续措施建议

• 若承租人按期支付：问题解决，可补充书面确认（如“租金已结清，双方无争议”）。
  
• 若承租人未支付：
  
  1. 再次发送书面通知（如“解除合同通知书”），明确解除合同并要求腾退房屋、赔偿损失。
     
  2. 收集证据（租赁合同、通知记录、租金支付凭证等），向法院起诉或申请仲裁。
     
  3. 若承租人仍拒不履行，可申请法院强制执行。

示例通知模板（书面版）：

租金催告函
致：XXX（承租人姓名/公司名称）
根据双方于XXXX年XX月XX日签订的《房屋租赁合同》（合同编号：XXX），您应于每月X日前支付租金XX元。截至本函发出之日，您已拖欠自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日的租金共计XX元，逾期已超X日。
根据合同第X条及《民法典》第722条，现正式通知您：请于收到本函后3日内支付拖欠租金，否则我将依法解除合同，并追究您的违约责任（包括但不限于赔偿损失、支付违约金等）。
联系人：XXX（出租人姓名）
联系电话：XXX
地址：XXX
日期：XXXX年XX月XX日

如有其他疑问或需要进一步协助（如起草通知、诉讼准备），可直接向我咨询。