股东决定可以留扫描件而将原件外报，但这一做法存在一定风险，且需满足特定条件。以下从不同角度为你详细分析：
一、法律层面分析
原件与扫描件的法律效力：
- 原件通常具有最高的法律效力，是证明事实存在的最直接证据。
- 扫描件作为原件的复制件，其法律效力通常低于原件。在法律纠纷中，扫描件可能需要其他证据（如原件的存放记录、相关人员的证言等）来佐证其真实性。
股东决定的保存要求：
- 根据公司法及相关规定，股东决定等公司重要文件应当妥善保存，以备查验。虽然法律没有明确规定必须保存原件，但保存原件无疑是最稳妥的做法。
- 如果仅保存扫描件而将原件外报，一旦扫描件的真实性受到质疑，且无法提供原件进行比对，可能会面临法律风险。
二、实际操作层面分析
原件外报的必要性：
- 在某些情况下，如需要向外部机构（如银行、政府部门等）提交股东决定以办理相关手续，可能需要提供原件或经过公证的复印件。
- 如果仅为了内部管理或存档目的而将原件外报，则可能缺乏必要性，且增加了原件丢失或损毁的风险。
扫描件的保存与管理：
- 如果决定留扫描件而将原件外报，应确保扫描件的质量清晰、完整，能够准确反映原件的内容。
- 同时，应建立完善的扫描件管理制度，包括扫描件的存储、备份、访问权限等，以确保扫描件的安全性和可追溯性。
三、风险与建议
风险：
- 原件丢失或损毁的风险：原件一旦丢失或损毁，可能无法恢复，导致股东决定等重要文件无法证明。
- 扫描件真实性受质疑的风险：在法律纠纷中，如果扫描件的真实性受到质疑，且无法提供原件进行比对，可能会面临不利后果。
建议：
- 尽量保存原件：如果条件允许，建议尽量保存股东决定的原件，以确保其最高的法律效力。
- 完善扫描件管理制度：如果确实需要将原件外报而留扫描件，应建立完善的扫描件管理制度，确保扫描件的质量、安全性和可追溯性。
- 考虑公证或认证：对于重要的股东决定，可以考虑进行公证或认证，以增加其法律效力。
- 及时咨询专业律师：在涉及公司重要文件的保存和管理问题时，建议及时咨询专业律师，以确保符合相关法律法规的要求并降低法律风险。
总结来说，虽然股东决定可以留扫描件而将原件外报，但这一做法存在一定风险。为了确保股东决定的法律效力和安全性，建议尽量保存原件，并建立完善的扫描件管理制度。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。