公司使用第三方整理档案，一般情况下是需要告知员工的，但具体是否必须告知还需结合实际情况判断。以下从不同角度为你详细分析：

从法律义务角度

• 告知义务的依据：根据《劳动合同法》等相关法律法规，用人单位在处理涉及员工个人信息的重大事项时，通常有义务保障员工的知情权。员工档案包含个人基本信息、工作经历、薪酬情况等敏感且重要的内容，公司将其交由第三方整理，属于对员工个人信息的处理行为。告知员工这一情况，能让员工了解自己信息的使用和流转情况，保障其合法权益。
• 不告知可能存在的风险：如果公司未告知员工而擅自将档案交由第三方整理，一旦第三方在整理过程中出现信息泄露、不当使用等情况，导致员工权益受损，公司可能因未履行告知义务而承担相应的法律责任。例如，若第三方将员工档案中的个人信息出售给不法分子，给员工造成经济损失或名誉损害，员工有权要求公司承担赔偿责任。

从实际操作角度

• 需要告知的情况：
  • 涉及员工核心利益：如果档案整理可能会对员工的薪酬计算、晋升评定、离职手续办理等核心利益产生影响，公司必须告知员工。例如，第三方在整理档案时发现员工的工作年限记录有误，这可能影响到员工的工龄工资和年假天数，此时公司应及时告知员工，并与员工共同核实和纠正。
  • 员工有合理关切：当员工对档案整理事宜提出疑问或表现出合理关切时，公司应当给予明确答复和告知。比如，员工担心第三方会泄露自己的隐私信息，公司应向员工说明第三方的资质、保密措施等情况，消除员工的顾虑。
• 可不告知的特殊情况：在极少数特殊情况下，如果告知员工可能会对公司的正常运营、商业秘密保护等造成严重不利影响，且公司能够采取严格的保密措施确保员工档案信息的安全，可能暂时无需告知员工。但这种情况非常罕见，且需要公司有充分的证据证明其合理性和必要性。例如，公司正在进行一项重大的商业并购项目，档案整理涉及到并购谈判的关键信息，提前告知员工可能会导致信息泄露，影响并购的顺利进行，此时公司可以在项目完成后及时向员工说明情况。

建议

• 公司层面：为了避免潜在的法律风险和纠纷，公司在决定使用第三方整理档案时，最好提前制定详细的告知方案。可以通过书面通知、会议说明等方式，向员工告知档案整理的目的、范围、第三方的基本情况以及保密措施等内容，并留存好相关的告知记录。
• 员工层面：如果员工发现公司未告知而擅自将档案交由第三方整理，或者对档案整理事宜存在疑问和担忧，可以及时与公司沟通协商，要求公司说明情况并提供必要的保障措施。如果公司拒绝履行告知义务或处理不当，员工可以向劳动监察部门投诉或通过法律途径维护自己的合法权益。

如果你在公司使用第三方整理档案方面还有其他疑问，或者遇到了相关的法律问题，欢迎直接向我咨询。