针对“员工老是支钱怎么办”这一问题，核心在于规范公司财务管理流程并明确员工借款与支出的合规性。以下是具体分析和建议：
完善公司财务制度
首先需明确公司内部关于员工借款、备用金及费用支出的管理制度。例如：
- 规定员工借款的用途范围（如差旅费、采购款等），禁止非工作用途的借款；
- 设定借款额度上限，根据岗位性质、职级等差异化设定；
- 明确还款期限（如借款后30日内报销冲账），逾期未还的需从工资中扣除或采取其他追偿措施；
- 要求借款时提交书面申请，注明事由、金额、预计还款时间，并经部门负责人及财务审批。
法律依据：根据《企业财务通则》第四十六条，企业应建立内部资金调度控制制度，明确资金调度的条件、权限和程序，统筹安排内部资金集中管理。
区分“借款”与“报销”的流程
若员工频繁支钱实为“预支费用后报销”，需优化报销流程：
- 要求员工在支出后及时提交合规发票及报销单，财务审核后冲抵借款；
- 对频繁预支但未及时报销的员工，可暂停其后续借款权限，直至清理历史借款；
- 对虚构支出或套取资金的行为，按公司制度严肃处理（如警告、扣薪、解除劳动合同），情节严重可追究法律责任。
风险提示：若员工以虚假理由借款或报销，可能涉嫌职务侵占罪（《刑法》第二百七十一条），但需达到“数额较大”（通常6万元以上）且公司需留存证据（如借款记录、审批流程、员工承认的书面材料等）。
加强审批与监督机制
- 实行“分级审批”：小额借款由部门负责人审批，大额借款需总经理或财务总监签字；
- 财务部门定期核对员工借款台账，对长期未清理的借款发出催款通知；
- 通过财务系统设置借款额度预警，超限自动冻结借款权限；
- 对频繁支钱的员工，可要求其提供担保或签订还款承诺书。
沟通与培训
- 对员工进行财务制度培训，明确借款与报销的合规要求；
- 与频繁支钱的员工单独沟通，了解其实际需求（如是否因工作需要频繁出差），若属合理需求可调整备用金额度或优化报销流程；
- 若员工存在恶意支钱行为，需严肃告知法律后果（如公司有权追偿、解除合同甚至报警）。
总结：员工频繁支钱需通过“制度规范+流程优化+监督执行+沟通培训”综合解决。若涉及违规或违法行为，公司应保留证据并依法处理。如有具体案例或制度设计需求，可进一步向我咨询细节。