在职务侵占案中，当公司员工与外来人员共同犯罪时，关于退赃退赔的处理，可以遵循以下详细步骤和原则：
一、退赔原则
全额退赔原则：
- 无论是公司员工还是外来人员，作为共同犯罪者，都应全额退赔其非法占有的单位财物，以恢复受害单位的经济损失。这是退赔的基本原则，确保受害单位的权益得到最大程度的保障。
及时退赔原则：
- 退赔应尽快进行，以减少对受害单位正常运营和财务状况的影响。拖延退赔可能会加剧受害单位的损失，因此，犯罪嫌疑人或被告人应尽早表达退赔意愿，并协商退赔的具体方式和时间。
自愿与强制相结合原则：
- 在鼓励犯罪嫌疑人或被告人自愿退赔的同时，对于拒不退赔者，应通过法律手段强制执行。这既体现了法律的威严，也确保了退赔义务的履行。
二、退赔方式
主动退赔：
- 犯罪嫌疑人或被告人在案发后，可以主动联系受害单位，表达退赔意愿，并协商退赔的具体方式和时间。这种方式有助于建立信任，促进双方的和解。
- 退赔方式可以多样化，如银行转账、现金交付等，应根据双方协商和实际情况选择最合适的方式。
通过司法机关退赔：
- 在案件侦查、审查起诉或审判阶段，犯罪嫌疑人或被告人可以将赃款交至办案机关指定的账户，由办案机关负责转交给受害单位。这种方式确保了退赔过程的合法性和公正性，减少了双方直接接触可能带来的矛盾。
法院执行退赔：
- 如果犯罪嫌疑人或被告人被判处刑罚，且判决书中明确规定了退赔义务，但拒不履行，受害单位可以向法院申请强制执行。
- 法院将采取查封、扣押、拍卖等强制执行措施，以确保退赔义务的履行。这是法律对拒不退赔者的严厉制裁，也是保护受害单位权益的最后一道防线。
三、退赔程序中的注意事项
保留证据：
- 受害单位在报案前，应尽可能收集并保留与职务侵占行为相关的证据，如财务记录、交易凭证、监控录像等。这些证据对于后续追诉和退赔至关重要。
配合调查：
- 在案件处理过程中，受害单位应积极配合公安机关、检察机关和法院的调查工作，提供必要的协助和支持。这有助于加快案件处理进度，确保退赔义务的及时履行。
关注执行进展：
- 如果通过法院执行退赔，受害单位应密切关注执行进展，及时了解执行情况，并与法院保持沟通。这有助于确保退赔义务的顺利履行，维护受害单位的合法权益。
综上所述，在职务侵占案中，公司员工与外来人员共同犯罪时，退赃退赔应遵循全额、及时、自愿与强制相结合的原则，选择合适的退赔方式，并注意保留证据、配合调查和关注执行进展。这样才能确保受害单位的权益得到最大程度的保障。