当小区决定更换物业，但老物业却拒绝退场时，作为业主委员会，你们需要采取一系列合法、有序的措施来应对这一问题，确保新旧物业的平稳交接。以下是一个详细的解答方案，包括如何下通知以及后续的解决步骤：
一、法律依据与合同审查
首先，要明确的是，根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，业主有权依法更换物业服务企业。具体来说：
- 民法典第二百八十四条：业主有权依法更换物业服务企业。
- 民法典第九百四十六条：业主可以依照法定程序共同决定解聘物业服务人，且需提前六十日书面通知（除非合同另有约定）。
- 民法典第九百四十九条：规定了物业服务合同终止后，原物业服务人的退出义务及相关责任。
同时，要仔细查阅《物业服务合同》，特别是关于服务期限、合同解除条件及退场流程的约定，这将为后续行动提供重要的合同依据。
二、下通知的具体步骤
召开业主大会并投票表决：
- 确保解聘决定符合法定程序，即需取得三分之二以上业主的同意。
- 在业主大会上，详细阐述更换物业的原因、新物业的选聘情况以及解聘老物业的具体安排。
准备书面通知：
- 通知内容应明确、具体，包括解聘决定、退场要求、交接事项、时间节点等。
- 通知应依据合同和法律条款，指出老物业应按约退出并承担相应责任。
- 通知格式应正式、规范，加盖业主委员会公章，并由业主委员会主任或授权代表签字。
送达书面通知：
- 将书面通知以挂号信、快递或当面送达的方式发送给老物业，并保留好送达凭证。
- 在通知中明确要求老物业在收到通知后的一定期限内（如七日或按合同约定）给予书面回复，并表明将采取进一步措施的决心。
三、后续解决措施
与老物业沟通协商：
- 在发送书面通知后，与老物业进行进一步的沟通协商，了解其拒绝退场的具体原因和顾虑。
- 尝试通过协商解决分歧，如调整退场时间、协助处理遗留问题等。
办理解聘与交接手续：
- 若老物业同意退场，应与其协商办理结算未了费用、交接相关资料等解聘手续。
- 确保老物业配合进行服务事项的交接，如保安、保洁、绿化等服务的移交，保障小区管理的连续性。
寻求外部协助与法律途径：
- 若协商无果，可向当地住房和城乡建设局、房地产管理局等部门反映情况，提交相关材料，请求介入调查和协调。
- 同时可向街道办事处或社区居委会求助，利用其基层社会治理职能推动问题解决。
- 若老物业仍拒不离开，业主委员会可代表全体业主委托律师发送律师函，明确指出其违法行为，要求其在限定时间内退出并承担责任。
- 如老物业仍不履行义务，业主委员会可向人民法院提起诉讼，要求老物业履行合同解除后的义务，并赔偿损失。在此过程中，需准备充分的证据支持诉讼请求。
四、注意事项
- 保留证据：在整个过程中，应妥善保存所有相关证据，如业主大会决议、书面通知、沟通记录、损失证明等，以备不时之需。
- 合法合规：确保所有行动均符合法律法规要求，避免采取过激或非法手段，以免引发不必要的法律风险。
综上所述，面对老物业拒绝退场的情况，业主委员会应依托明确的法律依据和合同条款，采取合法、有序的措施来解决问题。通过下发正式书面通知、与老物业沟通协商、办理解聘与交接手续以及寻求外部协助和法律途径等步骤，确保新旧物业的顺利交接和小区管理的稳定。