针对“公司外人员跟随公司出差怎么办”这一问题，我会从流程、费用管理以及合规性三个方面进行详细解答。
一、流程方面
审批与报备：
- 首先，需要明确的是，公司外人员跟随公司出差并非常规操作，因此必须事先经过严格的审批流程。这通常涉及到公司高层或相关部门的批准，以确保出差的必要性和合规性。
- 如果公司外人员是因特定项目或合作需要而跟随出差，那么应由项目负责人或合作方提出申请，并详细说明出差的目的、人员构成、行程安排等，提交给公司相关部门进行审批。
- 审批通过后，还需按照公司规定进行报备，包括向财务部门报备出差人员名单、行程、预计费用等，以便后续的费用管理和报销。
行程安排与协调：
- 在出差前，应与公司外人员共同商定详细的行程安排，包括交通方式、住宿地点、会议或活动时间等，以确保行程的顺畅和高效。
- 同时，还需考虑公司外人员的特殊需求或限制，如饮食偏好、住宿标准等，以体现公司的关怀和尊重。
二、费用管理方面
费用分担原则：
- 公司外人员跟随公司出差所产生的费用，应根据实际情况和事先约定的原则进行分担。如果公司外人员是因公司业务需要而跟随出差，且其费用由公司承担，那么应按照公司差旅费管理办法的相关规定进行报销。
- 如果公司外人员是自费跟随出差，或者其费用由其他合作方承担，那么应明确告知其费用自理或由相关方承担，并在报销时予以区分。
费用报销流程：
- 对于由公司承担的费用，公司外人员应按照公司规定的报销流程进行操作。这通常包括收集并整理好相关发票、凭证等报销材料，填写报销单并提交给公司财务部门进行审核。
- 财务部门在审核报销单时，应仔细核对报销材料的真实性和合规性，确保费用报销的准确性和合理性。
特殊情况处理：
- 如果在出差期间，公司外人员因特殊原因产生了额外的费用（如紧急医疗费用、临时变更行程产生的费用等），应及时与公司沟通并说明情况。公司应根据实际情况和公司政策进行妥善处理，必要时可给予一定的补助或支持。
三、合规性方面
遵守公司规定：
- 公司外人员在跟随公司出差时，应严格遵守公司的各项规定和制度，包括差旅费管理办法、公务接待管理规定等。不得利用出差之机谋取私利或进行违规活动。
廉洁自律：
- 公司外人员应树立廉洁自律的意识，不得接受可能影响公正执行公务的宴请、礼品等。在出差期间，应保持清醒的头脑和良好的职业操守，维护公司的形象和声誉。
保密义务：
- 如果公司外人员在出差期间接触到公司的敏感信息或商业秘密，应严格履行保密义务，不得泄露给任何第三方。否则，将承担相应的法律责任和后果。
综上所述，公司外人员跟随公司出差需要经过严格的审批流程、明确的费用分担原则和合规性要求。只有确保这些方面的得到妥善处理，才能保障出差的顺利进行和公司的利益不受损害。