行政为出差员工垫付机票费用，一般按以下方式处理：

1. 垫付流程与审批
   行政垫付前需明确审批流程，通常需员工提交出差申请（含行程、预算），经部门负责人或财务审批后，行政方可垫付。若公司无明确制度，建议行政在垫付前与员工确认费用归属（如是否可报销），并留存书面记录（如邮件、签字文件），避免后续纠纷。

2. 报销与核销
   员工返岗后需及时提交报销申请，附机票行程单、发票等凭证，按公司报销流程核销垫付款。行政需核对票据真实性、行程合理性（如是否与出差申请一致），若发现虚假报销或超标消费，可拒绝核销并上报处理。

3. 法律风险防范

   • 合同关系：若垫付行为被认定为“借款”，员工未报销可能涉及民事纠纷，建议垫付时明确性质（如“预支款”），并在报销制度中约定还款责任。
     
   • 税务合规：机票发票需符合税法要求（如姓名、行程信息完整），否则可能无法税前扣除，行政需审核票据合规性。
     
   • 制度完善：公司应制定《差旅管理办法》，明确垫付条件、报销标准、违规处理等，减少争议。

4. 特殊情况处理

   • 员工离职：若员工未报销即离职，行政可要求其返还垫付款，或从工资中扣除（需符合劳动合同约定及地方规定）。
     
   • 票据丢失：若员工丢失发票，可要求其提供行程证明（如航空公司出具的行程确认单）及情况说明，经审批后按比例报销。

建议：行政可定期梳理垫付台账，与财务核对未核销款项，确保账目清晰。若公司规模较大，可引入差旅管理系统，实现垫付、报销线上化，降低风险。

如有具体案例或制度设计问题，可进一步向我咨询。