结论前置：合同未能按期履行时，双方可通过协商达成谅解，并可通过正式函件明确协商结果及后续安排。以下从谅解达成方式及谅解函撰写要点两方面展开说明。

1. 双方如何达成谅解？

（1）协商沟通
双方应首先通过书面或口头方式沟通，明确未履行的具体原因（如不可抗力、资金问题、技术障碍等），并评估对合同目的的影响程度。协商时需注意：

• 保留证据：如沟通记录、未履行原因的证明材料（如政府文件、第三方检测报告等）；
  
• 公平原则：根据《民法典》第533条，若继续履行显失公平，可协商变更或解除合同；
  
• 书面确认：口头协商后需通过补充协议、会议纪要等形式固定结果，避免后续争议。

（2）调整合同条款
若未履行属暂时性障碍，双方可协商：

• 延长履行期限：明确新期限及违约责任；
  
• 变更履行方式：如分期履行、替代交付等；
  
• 减免责任：根据实际情况调整违约金或赔偿范围。

（3）终止合同并结算
若合同目的已无法实现，可协商终止合同，并就已履行部分、未履行部分的结算达成一致，避免扩大损失。

2. 谅解函如何撰写？

（1）函件结构

• 标题：明确函件性质（如《关于XX合同未履行事宜的谅解函》）；
  
• 正文：
  
  1. 事实陈述：简述合同签订情况、未履行的具体内容及原因；
     
  2. 谅解表示：明确双方对未履行行为的谅解态度，及协商后的调整方案（如延期、变更条款等）；
     
  3. 后续安排：约定新履行期限、验收标准、违约责任等；
     
  4. 法律声明：强调双方已充分沟通，结果符合公平原则，避免对方事后反悔。
     
• 结尾：落款（双方盖章或签字）、日期。

（2）关键条款示例

“鉴于XX合同第X条约定，甲方应于X年X月X日前完成XX义务，但因XX原因（附证明材料）未能按期履行。经双方友好协商，达成如下谅解：  
1. 甲方承诺于X年X月X日前完成XX义务；  
2. 乙方同意免除甲方因延期产生的XX违约金；  
3. 若甲方再次逾期，需按日X%支付违约金。”  

（3）注意事项

• 语言严谨：避免模糊表述（如“尽量”“争取”），需明确时间、金额、责任等；
  
• 法律效力：函件需双方签字盖章，必要时可公证；
  
• 留存副本：双方各执一份，作为后续争议的证据。

3. 风险提示

若未履行方存在故意或重大过失，仅发函谅解可能无法完全免除责任。建议根据实际情况，在函件中明确“谅解不免除法定责任”或“仅对本次延期免责”等条款，避免对方滥用谅解函逃避义务。

如有具体合同条款或未履行细节需分析，可直接向我提供材料，我将进一步协助起草或审核函件内容。