针对同事借了400元不还的情况，你可以通过以下途径来维护自己的合法权益：

1. 友好沟通协商：

   • 首先，尝试与同事进行友好沟通，明确表达借款事实及希望对方还款的意愿。有时候，对方可能只是忘记了还款，通过友好的提醒，问题可能就能得到解决。

2. 保留借款证据：

   • 若沟通无果，你需要保留好借款的相关证据，如借条（如果有的话）、转账记录、聊天记录等。这些证据在后续的维权过程中将起到关键作用，能够证明借款事实的存在。

3. 发送催款函：

   • 你可以向同事发送催款函，书面告知其还款期限及逾期后果。催款函可以作为催款的书面凭据，给对方一定压力，促使其还款。

4. 申请调解：

   • 鉴于金额不大，考虑到诉讼成本等情况，你可以向人民调解委员会申请调解。调解是一种便捷且成本低的解决纠纷的方式，如果调解成功，双方可以签订调解协议，并按照协议履行。

5. 提起诉讼：

   • 若上述方法都无效，你仍有权向法院提起诉讼。根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，起诉需满足一定条件，如要有明确的被告、具体的诉讼请求等。即便诉讼金额小，你也能通过简易程序诉讼来维护自己的债权。
   • 诉讼流程：向有管辖权的法院提交起诉状和相关证据（如借款凭证、聊天记录等），法院会在规定时间内受理并通知对方。对方在规定期限内进行答辩后，法院会安排开庭审理。在庭审中，双方进行举证质证和辩论，法院根据审理情况作出判决。
   • 判决执行：若对方仍不履行判决，你可申请法院强制执行。法院会采取查封、扣押、冻结等措施，以确保你的债权得以实现。

在处理此类纠纷时，你需要注意以下几点：

• 诉讼时效：根据《中华人民共和国民法典》的规定，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。因此，你需要在诉讼时效期间内主张权利，避免因超过时效而使权益难以保障。
• 诉讼成本：虽然400元的借款金额不大，但诉讼过程中仍可能产生一定的费用（如诉讼费、律师费等）。在决定起诉前，你需要权衡时间、精力及诉讼费用与可能追回的欠款是否匹配。
• 信用影响：债务纠纷可能会影响到双方的信用记录，对日后的金融活动产生潜在影响。因此，在处理此类纠纷时，你需要考虑长远利益，尽量通过友好协商或调解等方式解决。

最后，建议你根据实际情况选择合适的维权方式。如果同事只是暂时资金紧张，且你们之间的关系较为融洽，那么友好沟通或发送催款函可能是更好的选择。如果同事态度恶劣或拒不还款，那么你可以考虑通过法律途径来维护自己的权益。