核心结论：违规报销手续不全的接待费，相关负责人即便主动退赔，仍可能面临纪律处分、行政处罚或内部管理处罚，具体处理需结合违规性质、情节严重性及单位制度综合判断。以下从法律责任、内部管理、情节轻重三个角度展开分析：
1. 法律责任层面：可能涉及违纪或违法
- 违纪处理：若单位有明确的财务制度（如《差旅费管理办法》《接待费管理规定》），报销手续不全可能构成“违反财务纪律”。根据《行政机关公务员处分条例》第24条，公务员违规使用公款可能面临警告、记过、记大过、降级、撤职或开除处分；非公务员单位可参照《劳动合同法》第39条，以“严重违反规章制度”为由解除劳动合同。
- 违法风险：若报销中存在伪造凭证、虚开发票等行为，可能触犯《刑法》第266条（诈骗罪）或第162条之一（隐匿、故意销毁会计凭证罪），需承担刑事责任。但主动退赔可视为“认罪态度好”，在量刑时可能从轻处理。
2. 内部管理层面：单位有权自主处罚
- 制度依据：单位可通过《员工手册》《财务管理制度》等内部文件，对违规报销设定处罚标准（如扣减绩效、通报批评、降职等）。即使退赔，单位仍可依据制度追究责任，但处罚需与违规情节匹配，避免“以罚代管”。
- 程序要求：处罚需遵循法定程序，如告知违规事实、听取陈述申辩、出具书面决定等。若单位未履行程序，处罚可能被撤销（参考《劳动合同法》第4条）。
3. 情节轻重层面：处理结果差异化
- 情节轻微：如因疏忽未附完整凭证，但无主观故意，且主动退赔，单位可能仅作口头警告或书面检讨，不给予实质性处罚。
- 情节严重：如多次违规、金额较大、存在利益输送等，即使退赔，仍可能面临记过以上处分，甚至移送纪检监察机关。
建议：
- 主动配合调查：相关负责人应如实说明情况，提供完整证据链，避免被认定为“故意隐瞒”。
- 完善内部制度：单位需明确报销流程、审批权限及违规后果，减少争议空间。
- 法律风险防范：若涉及大额资金或复杂操作，建议提前咨询法律专业人士，确保合规性。
如有具体案例或单位制度细节，可进一步向我咨询，我会结合实际情况提供更精准的建议。