核心结论：总包单位在发现劳务分包合同未上报监理单位时，可通过正式通知单形式要求分包单位整改，并同步抄送监理单位备案，同时需结合合同条款与法律规定采取进一步措施。以下是具体操作要点：

1. 通知单的法律依据与性质

• 根据《建设工程质量管理条例》第二十七条，工程分包需经建设单位认可，监理单位作为建设单位委托的监督主体，对分包合同备案负有监督职责。未上报监理单位可能构成程序违规。
• 通知单属于总包单位对分包单位的内部管理行为，但需以书面形式固定证据，明确要求分包单位限期补报并说明未报原因。

2. 通知单的内容要点

• 标题：明确为“关于劳务分包合同未上报监理单位的整改通知单”。
• 事实陈述：列明分包合同名称、签订时间、未上报的具体事实（如未提交至监理部备案）。
• 法律依据：引用《建设工程质量管理条例》或合同中关于分包管理的条款（如有）。
• 整改要求：
  1. 要求分包单位在X日内将合同原件及补充材料提交监理单位；
  2. 说明逾期未整改的后果（如暂停支付工程款、解除合同等）。
• 附件：附未上报的合同复印件作为证据。

3. 通知单的发送与备案

• 发送方式：通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）或当面签收（要求分包单位签字确认）。
• 抄送对象：同步抄送监理单位、建设单位，表明总包单位已履行管理职责。
• 留存证据：保存通知单原件、邮寄回执、签收记录等，以备后续争议。

4. 后续措施建议

• 合同审查：检查分包合同是否违反总包合同中关于“禁止转包或违法分包”的条款，避免连带责任。
• 监理沟通：与监理单位口头或书面确认未上报的事实，争取监理单位支持。
• 法律风险防范：若分包单位拒不整改，总包单位可依据合同约定或《民法典》第五百六十三条解除合同，并追究违约责任。

5. 注意事项

• 避免在通知单中使用“违法”“违规”等定性词汇，仅陈述事实并要求整改。
• 若分包合同涉及特殊资质（如高空作业、爆破），需额外核查分包单位资质是否有效。

操作示例：

“致XX劳务公司：
我司发现贵司与我司签订的《XX工程劳务分包合同》（签订日期：XX年XX月XX日）未按规定上报至XX监理单位备案。根据《建设工程质量管理条例》第二十七条及我司与贵司签订的合同第X条，现要求贵司于XX年XX月XX日前将合同原件及补充材料提交至监理单位，并书面说明未报原因。逾期未整改的，我司将暂停支付工程款并保留解除合同的权利。
附件：劳务分包合同复印件
XX总包单位（盖章）
XX年XX月XX日”

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