在决定是由总公司还是分公司签订合同时，应依据具体情况而定，主要考虑分公司的法律地位、总公司的授权情况、合同的重要性及风险等因素。以下是对这一问题的详细分析及建议：
一、分公司可签订合同的情形
具有营业执照与独立承担责任能力：
- 分公司作为总公司依法设立并领取营业执照的分支机构，若其具备独立承担民事责任的能力，则可以在一定范围内以自己的名义从事民事活动并签订合同。但需注意，合同内容不应超出其经营范围和授权范围。
- 法律背景：根据《公司法》及相关规定，分公司虽不具有独立法人资格，但依法设立并领取营业执照的分公司，可以在总公司授权范围内从事经营活动，包括签订合同。
总公司明确授权：
- 若总公司给予分公司明确的授权，允许其在特定业务、特定金额范围内签订合同，则分公司可在授权范围内自主签订合同。
- 法律建议：授权应明确具体，包括授权的业务范围、金额限制、有效期等，并建议以书面形式确认，以避免后续产生纠纷。
日常经营活动中的小额合同：
- 在日常经营活动中，如办公用品采购、物业服务等小额且频繁发生的合同，分公司通常可以独立签订，以满足其正常运营需求。
二、建议由总公司签订合同的情形
重大业务合同：
- 涉及重大投资、并购、合作等对公司发展具有重大影响的合同，应由总公司签订。这些合同往往金额巨大、风险较高、影响深远，需要总公司从整体战略和风险把控的角度进行决策和管理。
分公司能力受限：
- 当分公司在专业能力、资源调配、信用状况等方面不足以支撑合同的履行时，由总公司签订合同更为合适。例如，对于技术复杂、资质要求高的工程项目，分公司可能不具备相应的能力，此时应由总公司签订合同以确保项目的顺利实施。
无相关授权或超出授权范围：
- 如果分公司没有获得总公司的任何授权，或者超出了总公司的授权范围签订合同，可能会导致合同效力存在瑕疵。在这种情况下，为了避免法律风险，重要合同应由总公司签订或取得总公司的明确授权后再由分公司签订。
三、实际操作建议
- 审查分公司资质：在签订合同前，务必审查分公司的营业执照、授权委托书等文件，确保其具备签订合同的法律资格和权限。
- 明确合同内容：合同中应明确双方的权利义务、交易条件、违约责任等关键条款，以确保合同的合法性和有效性。特别是对于涉及重大利益或风险的条款，应进行详细约定。
- 法律风险防控：对于复杂或重要的合同，建议进行法律风险评估，并考虑在合同中设置争议解决条款，如仲裁或诉讼条款，以明确争议解决方式和地点。
综上所述，选择由总公司还是分公司签订合同需根据具体情况而定。在实际操作中，应综合考虑分公司的法律地位、总公司的授权情况、合同的重要性及风险等因素，并遵循法律法规的规定，以确保合同的签订符合法定程序并保障合同的合法有效性。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。