当外来人员违反公司规定时，处理流程通常应遵循以下几个步骤，以确保处理的合法性、公正性和有效性：

一、及时调查与确认

1. 立即调查：一旦发现外来人员有违反公司规定的行为，相关部门应立即展开调查，收集证据，确保事实清楚、证据确凿。
2. 确认违规：根据收集到的证据，确认外来人员是否确实存在违规行为，并明确违规的具体内容和性质。

二、依据规定处理

1. 查阅相关规定：根据公司制定的规章制度、员工手册或劳务合同等，查找与外来人员违规行为相对应的处理条款。
2. 处理决定：根据违规行为的严重程度和公司的相关规定，作出相应的处理决定。处理决定可能包括但不限于警告、罚款、取消资格、解除合作关系等。
3. 及时沟通：将处理决定及时告知外来人员，并解释处理的原因和依据，确保外来人员了解并接受处理结果。

三、执行与监督

1. 执行处理：按照处理决定，对外来人员进行相应的处理。如果是罚款等经济处罚，应确保罚款的及时缴纳；如果是解除合作关系等，应确保手续的完备和合法。
2. 监督执行：对处理决定的执行情况进行监督，确保处理决定得到切实履行。如果外来人员对处理决定有异议，应按照规定程序进行申诉或复议。

四、记录与归档

1. 记录处理过程：将整个处理过程详细记录下来，包括调查情况、处理决定、执行情况等，以备后续查阅和审计。
2. 归档保存：将处理记录和相关证据材料归档保存，确保资料的完整性和安全性。这些资料在后续可能涉及的纠纷或诉讼中具有重要的法律价值。

五、注意事项

1. 合法性：处理外来人员违规行为时，必须确保处理过程的合法性，遵守相关法律法规和公司规章制度。
2. 公正性：处理决定应公正、合理，避免偏袒或歧视任何一方。
3. 及时性：处理过程应及时、高效，避免拖延导致问题扩大或复杂化。

综上所述，处理外来人员违反公司规定的行为需要遵循一系列明确的步骤和程序，确保处理的合法性、公正性和有效性。同时，公司也应加强对外来人员的管理和培训，预防违规行为的发生。