当发现有人违反公司规定时，应先确认规定合法合理，再根据违规性质和程度采取不同措施，且处理过程要遵循法定程序、保障员工权益并留存证据。以下从不同角度为你详细分析：
一、确认公司规定的合法性与合理性
公司规定必须符合法律法规要求，且制定程序要合法，向员工公示是必要环节，这样的规定才对员工有约束力。如果公司规定本身存在违法或不合理之处，那么以此为依据对员工进行处理就可能缺乏合法性基础。例如，公司规定员工每天工作12小时且没有加班费，这明显违反了《劳动法》中关于工作时间和加班工资的规定，这样的规定就是无效的。
二、根据违规性质和程度采取不同措施
一般性违规：
- 对于员工的一般性违规行为，如偶尔迟到、未佩戴工牌等，公司可以给予警告等较轻处罚，促使其改正。这种处理方式既体现了公司对规定的尊重，又给了员工改正的机会，有助于维护良好的工作氛围。
- 例如，员工第一次迟到，公司可以口头警告并提醒其遵守公司规定；如果员工多次迟到，公司可以发出书面警告，并要求其提交改进计划。
较严重违规：
- 当员工出现较严重违规行为时，如工作失误导致公司损失、违反保密协议等，公司可以采取停职、降薪等措施。这些措施旨在让员工认识到自己的错误行为对公司造成的损害，并承担相应的责任。
- 例如，员工因疏忽大意导致公司重要客户流失，公司可以对其停职一周进行反思，并根据情况决定是否降薪。
严重违规：
- 对于严重违规且给公司造成重大损害的行为，如泄露商业机密、贪污等，公司有权依据《劳动合同法》解除劳动合同。这是公司维护自身权益的合法手段，但必须确保处理过程合法合规。
- 例如，员工将公司核心商业机密出售给竞争对手，给公司造成巨大经济损失，公司可以立即解除与其的劳动合同，并追究其法律责任。
三、遵循法定程序并保障员工权益
沟通环节：
- 在处理违规员工时，公司应首先与员工进行私下谈话，说明违规事实及影响，并倾听员工的解释。这有助于公司全面了解情况，避免单方面定性。
- 例如，公司发现员工违规后，可以由直属上级或HR与员工面谈，了解其违规的原因和背景。
正式通知：
- 公司应发送书面《违纪处理通知书》给员工，注明违规细节、处理决定及申诉途径。这有助于确保处理过程的透明度和公正性。
- 例如，通知书可以明确列出员工的违规行为、公司的处理依据和决定，以及员工如果不服处理决定可以如何申诉。
执行处罚：
- 公司应按制度规定落实处罚，如扣奖金、降职等，并确保一致性。这有助于维护公司制度的权威性和公平性。
- 例如，如果公司规定对违规员工扣发当月奖金，那么对于所有违规员工都应一视同仁地执行。
归档记录：
- 公司应将处理结果存入员工档案，作为未来考核参考。这有助于公司了解员工的历史表现，为未来的管理决策提供依据。
四、留存相关证据
在处理违规员工过程中，公司应留存相关证据，如监控录像、邮件记录、同事证言等。这些证据能在可能发生的劳动纠纷中为公司提供有力支持，证明公司处理决定的合法性和合理性。例如，如果员工对处理决定不服提起劳动仲裁，公司可以出示相关证据来证明员工的违规行为和公司的处理依据。
最后需要提醒的是，公司在处理违规员工时，应确保整个处理过程合法合规，避免引发不必要的法律风险。如果公司在处理过程中存在违法行为，如未按规定程序处理、未保障员工权益等，员工有权向劳动监察部门投诉或提起劳动仲裁，要求公司承担相应的法律责任。如果你在处理此类问题时遇到任何疑问或需要进一步的法律帮助，可以直接向我咨询。