当遇到职务侵占行为但未达到刑事立案标准时，您或相关单位仍然有多种合法且有效的途径来维护自身权益。以下是我为您详细梳理的处理建议：
一、内部处理与纪律处分
批评教育与纪律处分：
- 首先，单位应对实施职务侵占的员工进行严肃的批评教育，明确指出其行为的错误性和对职业道德的违背。
- 接着，依据单位内部的规章制度，给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、降薪、罚款，甚至解除劳动合同等。这些措施不仅是对违规员工的惩罚，也是对其他员工的警示，有助于维护单位的纪律和秩序。
要求返还财物：
- 单位应书面通知员工返还侵占的财物，明确返还的要求、期限和方式。
- 如果员工能够主动及时返还，单位可以根据具体情况适当减轻其处分，以鼓励其改正错误。
二、和解与协商
- 在正式启动法律程序之前，单位可以尝试与侵占者进行协商，通过内部调解或和解的方式解决纠纷。
- 协商的内容可以包括要求退还侵占的财物、达成赔偿协议等。这种方式相对灵活，有助于双方达成共识，避免不必要的法律纠纷。
三、民事途径解决
提起民事诉讼：
- 如果员工拒不返还侵占的财物，单位可以向有管辖权的人民法院提起民事诉讼，要求其返还不当得利。
- 在诉讼过程中，单位需要承担举证责任，证明侵占行为的存在以及财物的价值。
- 如果法院判决单位胜诉，而员工仍不履行判决，单位可以申请强制执行，通过法律手段追回损失。
主张赔偿损失：
- 除了返还财物外，如果职务侵占行为给单位造成了其他经济损失，如生产停滞、业务受阻等，单位可以在民事诉讼中一并主张赔偿。
- 这要求单位在诉讼前充分收集证据，证明损失与职务侵占行为之间的因果关系。
四、行政途径与行业监管
- 尽管职务侵占行为未达到刑事立案标准，但它可能违反了行政管理规定或行业规范。
- 单位可以向相关的市场监管部门或行业协会举报，请求他们进行调查并采取行政措施或行业处罚，如罚款、责令改正等。这有助于维护市场秩序和行业规范。
五、注意事项
- 证据充分性：无论采取哪种方式处理，单位都应确保拥有充分的证据来支持其主张。这包括侵占行为的证据、财物的价值证据以及损失与侵占行为之间的因果关系证据等。
- 法律程序与规定：在处理过程中，单位应严格遵循法律程序和规定，避免侵犯他人的合法权益。例如，在提起民事诉讼时，应确保诉讼主体适格、诉讼请求明确、证据充分等。
- 综合考量：单位应根据具体情况综合考虑各种处理方式的优劣，选择最适合的方式来维护自身权益。例如，对于侵占数额较小、双方关系融洽的情况，可以优先考虑和解协商；对于侵占数额较大、情节严重的情况，则应及时提起民事诉讼或向行政机关举报。
综上所述，即使职务侵占行为未达到刑事立案标准，单位仍然可以通过多种途径来维护自身权益。希望这些建议能对您有所帮助。