合同到期通知是确保双方权益得到妥善处理的重要文件，撰写时需确保内容准确、清晰，并遵循一定的法律和商业惯例。以下是一份详细的合同到期通知撰写指南，旨在帮助您高效、合规地完成这一任务。

一、通知前的准备

1. 查阅合同条款：

   • 首先，仔细检查合同中是否有关于到期通知的具体规定，包括通知的形式、时间要求等。这有助于确保您的通知符合合同约定，避免潜在的法律纠纷。

2. 确定通知方式：

   • 书面通知：优先选择正式公函、电子邮件（加密并存档）、挂号信或EMS等书面方式，这些方式具有较强的法律效力和证据价值。
   • 口头通知：在紧急情况下或作为书面通知的补充，可以使用电话、面谈等方式进行口头通知，但务必随后以书面形式确认。

3. 收集必要信息：

   • 确保您拥有合同的基本信息，如合同名称、编号、签订日期、到期日期以及双方名称和联系方式。

二、撰写通知内容

1. 标题与编号：

   • 标题应直接写为“合同到期通知书”，并可为通知书设定编号，便于存档和查询。

2. 致送对象信息：

   • 明确写明合同相对方的全称及地址，确保通知能够准确送达。

3. 正文内容：

   • 合同基本信息：简要回顾合同的基本情况，包括合同名称、编号、签订时间及双方名称。
   • 到期时间：清晰指出合同的具体到期日期，提醒对方注意。
   • 到期处理方式：
     • 续签：如果希望续签合同，明确告知续签意向的提出截止日期，以及续签合同的具体手续办理要求和时间节点。
     • 终止：如果决定不续签合同，说明合同终止后的后续安排，如结算、资料交接等，并给出提出终止意向的截止日期。
   • 其他事项：如有需要，可注明双方后续的权利义务、注意事项等，确保双方财务往来清晰无争议，并提醒妥善保管合同相关文件和资料。

4. 落款：

   • 发出通知的一方应加盖公章，并注明通知发出的具体日期。
   • 提供联系人姓名、电话和邮箱，以便对方咨询和沟通。

三、发送通知

1. 提前通知：

   • 根据合同性质及约定，通常建议提前30天至90天发出通知，确保对方有足够时间准备和回应。

2. 正式发送：

   • 选择合适的书面通知方式发送通知，确保信息准确传达。
   • 保留发送凭证，如邮寄回执、电子邮件发送记录等，作为履行通知义务的证据。

四、跟进与处理回应

1. 及时跟进：

   • 发送通知后，主动联系对方确认是否收到，并了解其对合同到期的态度和意见。

2. 协商处理：

   • 如果双方均有续签意愿，可进一步协商续签条件、修改条款等。
   • 如果决定终止合同，应明确终止的法律依据、事实依据及后续处理流程，如结算、交接等。

3. 保持沟通：

   • 无论结果如何，保持与对方的良好沟通，有助于解决可能出现的分歧，避免不必要的纠纷。

五、示例模板

以下是一份合同到期通知书的示例模板，供您参考：

合同到期通知书
[编号：XXX]

致：[对方公司名称/个人姓名]
地址：[对方公司/个人地址]

主题：关于[合同名称及编号]到期的通知

尊敬的[对方公司名称/个人姓名]：

您好！

感谢贵方在过去[合同期限]里对我司的支持与合作。根据我们双方于[合同签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]），该合同将于[合同到期日期]正式到期。

为确保双方权益，现就合同到期事宜通知如下：

1. **合同续签**：若贵方有意续签，请于[提出续签意向的截止日期]前书面回复我司，以便我们协商续签条款。
2. **合同终止**：若贵方无意续签，也请于[提出终止意向的截止日期]前书面告知我司，我们将按约定处理后续事宜，包括结算、资料交接等。
3. **其他事项**：请贵方在合同到期前完成未尽事宜，并确保财务往来清晰无争议。同时，请妥善保管合同相关文件。

如有疑问或需进一步沟通，请联系[联系人姓名]，电话：[联系电话]，邮箱：[联系邮箱]。

再次感谢贵方的支持与信任！期待未来保持良好关系。

此致
敬礼！

[您的公司名称]
[您的职位]
[您的姓名]
[发送日期]

请根据实际情况调整和使用上述模板，确保所有占位符被替换为实际信息，并根据具体情况调整内容。通过遵循上述撰写指南和示例模板，您可以确保合同到期通知书既专业又准确地传达了合同到期的相关事宜，有助于维护双方的合法权益。