行政案件负责人并非在所有情况下都必须出庭，但在以下特定情形下应当出庭应诉：
涉及重大公共利益的案件：
- 解释：当案件的处理结果直接关系到广大公众的切身利益，如环境保护、公共安全、公共卫生等领域的案件，行政机关负责人出庭应诉能够更好地阐述政府的立场和决策依据，增强公众对政府行为的信任和理解。
- 例子：某市政府因环保政策实施不力被起诉，该案件涉及广大市民的呼吸健康权益，此时行政机关负责人出庭应诉，能够直接回应市民关切，展示政府对环保问题的重视。
社会高度关注的案件：
- 解释：对于那些在社会上引起广泛关注和讨论的案件，行政机关负责人出庭应诉可以展示政府对案件的重视态度，积极回应社会关切，维护政府形象。
- 例子：某地发生重大交通事故，政府相关部门因监管不力被起诉，该案件引发社会广泛关注，行政机关负责人出庭应诉，能够直接向公众说明情况，接受监督。
可能引发群体性事件的案件：
- 解释：这类案件往往涉及众多当事人的切身利益，容易引发社会矛盾。行政机关负责人出庭应诉有助于及时化解矛盾，防止事态扩大，维护社会稳定。
- 例子：某地区因拆迁补偿问题引发群体性事件，政府相关部门被起诉，此时行政机关负责人出庭应诉，能够直接与当事人沟通，寻求解决方案，避免矛盾升级。
人民法院书面建议出庭的案件：
- 解释：当人民法院认为行政机关负责人出庭对于查明案件事实、解决行政争议具有重要作用时，可以书面建议行政机关负责人出庭。行政机关应当重视人民法院的建议，积极安排负责人出庭应诉。
- 例子：某复杂行政案件涉及多个法律关系和事实认定，人民法院认为行政机关负责人出庭有助于案件审理，因此书面建议其出庭，行政机关应当遵从建议，安排负责人出庭。
若行政机关负责人不能出庭，应当采取以下应对措施：
- 委托工作人员出庭：行政机关可以委托相应的工作人员出庭应诉，这些工作人员应当具备相应的法律知识和业务能力，能够充分代表行政机关进行诉讼活动。
- 提交书面说明：行政机关在委托工作人员出庭的同时，应当向法院提交书面说明，解释不能出庭的具体原因，并加盖行政机关印章或者由该机关主要负责人签字认可。
若行政机关负责人无正当理由拒不出庭应诉，可能会产生以下后果：
- 影响案件审理：行政机关负责人的缺席可能导致法院难以全面、准确地了解案件事实和政府的立场，从而影响案件的公正审理。
- 损害政府形象：行政机关负责人作为政府的代表，其出庭应诉的态度和行为直接关系到政府在人民群众心中的形象和公信力。无故不出庭可能被视为对政府工作的不负责任和对法律的不尊重。
- 面临司法监督：根据相关规定，行政机关负责人无正当理由拒不出庭应诉的，人民法院可以向监察机关、上一级行政机关提出依法给予其主要负责人或者直接责任人员处分的司法建议。
在实际操作中，行政机关应当根据案件的具体情况和法院的建议，合理安排负责人出庭应诉。若因特殊原因确实无法出庭，也应当及时采取委托工作人员出庭、提交书面说明等应对措施，以确保诉讼程序的顺利进行并维护行政机关的合法权益。如有任何法律疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。