当遇到房东不按合同退房租的情况时，作为租客，你可以按照以下步骤来维护自己的合法权益：
一、明确合同条款与法律依据
查阅租赁合同：
- 首先，你需要仔细查阅与房东签订的租赁合同，特别是关于退房、退还押金或剩余房租的条款。这些条款通常会明确规定在何种情况下可以退还房租，以及退还的具体流程和时间。
了解法律规定：
- 根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，如果房东无正当理由拒绝退还房租，可能构成违约行为。作为租客，你有权要求房东承担违约责任并退还房租。
二、与房东协商解决
主动沟通：
- 在发现房东不退房租后，你应主动与房东进行沟通，了解其拒绝退还的原因。可能是存在误解或遗漏的事项，通过友好协商往往能够解决问题。
保留证据：
- 在沟通过程中，你应注意保留相关证据，如聊天记录、通话录音等。这些证据在后续的维权过程中可能会起到关键作用。
三、寻求第三方调解或投诉
请求调解：
- 如果双方协商无果，你可以向当地的居民委员会、村民委员会、物业或房地产中介协会等机构申请调解。这些机构通常具有调解民间纠纷的职责，可以帮助双方达成和解协议。
向房屋租赁管理部门投诉：
- 你还可以向当地房屋租赁管理部门反映情况，请求其根据相关法律法规进行调查和处理。这一步骤是行政手段，有助于快速解决问题。
四、采取法律途径
发送书面通知（可选）：
- 在沟通和调解无果后，你可以向房东发送书面通知，明确要求退还房租并设定合理期限。通过邮政特快专递（EMS）发送，并保留寄送凭证和回执以证明通知已有效送达。
申请仲裁（如果合同中有仲裁条款）：
- 如果租赁合同中约定了仲裁条款，你可以根据约定向仲裁机构申请仲裁。仲裁结果具有法律约束力，双方应当履行。
提起诉讼：
- 如果其他途径均无法解决问题，你可以向房屋所在地的基层人民法院提起民事诉讼。在起诉前，需要准备好充分的证据材料，包括租赁合同、支付房租的记录、与房东的沟通记录等。在诉讼过程中，你应明确提出自己的诉讼请求，即要求房东退还房租，并可能要求房东承担因违约造成的损失。法院将根据事实和法律规定作出判决。
五、注意事项
及时行动：
- 一旦发现房东不退房租的情况，你应及时采取行动，避免拖延导致证据丢失或超过诉讼时效。
合法维权：
- 在维权过程中，你应遵守法律法规，不得采取过激行为或侵犯房东的合法权益。
咨询专业人士：
- 如有需要，你可以咨询律师或其他法律专业人士的意见，以获取更具体的法律建议和帮助。
通过以上步骤，你可以系统地、有序地应对房东不按合同退房租的问题，确保自身合法权益得到有效保障。