当人事部门需要查阅职工档案内的信息或放置员工的其它材料进档案时，可以遵循以下步骤和规定进行操作：
一、查阅档案
申请对象与条件：
- 公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构，因侦查、审理或公证需要，可以查阅有关人员档案。
- 具有人事档案管理权的单位（如国有企业、国有控股企业和机关事业单位），因考察、任免、聘任、调动、招聘、入党、出国等事由需要，也可以查阅有关人员档案。
所需材料：
- 单位查档介绍信或查档函原件，明确查阅目的和范围。
- 查档人员的身份证或工作证原件和复印件，以验证身份。
办理流程：
- 前往具有档案管理权限的机构（如人才市场、人力资源和社会保障局等）的受理窗口。
- 出示上述所需材料，符合查阅档案规定的，办理查阅手续。
- 档案管理人员根据规定和需要，提供档案或档案中的部分材料。查阅档案的，通常安排到指定的阅档室进行；若需借阅档案，则办理借出登记手续。
- 如需摘抄、复制、拍照档案材料，须经档案管理人员同意，并确保摘抄、复制的内容与档案一致，加盖档案管理专用章。
办理时限：
- 承诺时限通常为即时办结，即提交完整材料后，可立即进行查阅或借阅。
二、放置员工其它材料进档案
材料准备：
- 确保要放置的材料真实、准确、完整，且符合档案管理规定。
- 材料应包含必要的证明文件或说明，以便档案管理人员理解其内容和用途。
提交与审核：
- 将准备好的材料提交给档案管理部门或人事部门，由他们进行初步审核。
- 审核通过后，档案管理部门会安排将材料放入员工档案中，并更新档案目录或索引。
注意事项：
- 放置材料前，应确保员工档案已经正确归档，且档案编号、姓名等信息准确无误。
- 放置材料时，应遵循档案管理的规定和流程，确保材料的保密性和安全性。
- 放置材料后，应及时更新员工档案的相关信息，以便后续查阅和管理。
三、常见问题解答
如何查询档案存放情况？
- 可以联系档案管理部门或人事部门，提供员工姓名、档案编号等信息进行查询。
如果档案信息有误或缺失怎么办？
- 应及时联系档案管理部门或人事部门，提供相关证明文件或说明，申请更正或补充档案信息。
放置材料进档案是否需要员工同意？
- 这取决于具体情况和公司政策。一般来说，如果材料涉及员工个人隐私或敏感信息，应事先征得员工同意。但对于一些常规的工作记录或证明文件，可能不需要员工特别同意。
综上所述，人事部门在查阅职工档案或放置员工其它材料进档案时，应遵循相关规定和流程，确保操作的合法性和合规性。如有任何疑问或需要进一步帮助，请及时联系档案管理部门或人事部门。