当职工怀孕时，单位需要办理一系列手续以确保女职工的权益得到充分保障，同时遵守相关法律法规。以下是根据您提供的信息以及一般实践，整理出的单位需要办理的主要手续：
一、生育保险相关手续
产前登记：
- 参保女职工在确诊怀孕后，需按规定办理生育服务登记表或生育服务证。
- 提供《生育服务登记表》（政务共享信息或纸质材料）、预产期诊断书、社保卡、本人银行卡等材料，通过线上平台（如闽政通APP或“福建医疗保障”）或至省级医院医保服务站及省医保中心办事大厅现场办理产前登记（含异地生育备案）。
直接刷卡结算：
- 成功办理产前登记后，女职工在省内已开展生育医疗服务的定点医疗机构产生的产检、分娩费用可实行直接刷卡结算。
生育津贴领取：
- 企业单位及自收自支事业单位的参保女职工在定点医疗机构住院分娩直接刷卡结算的，省医保中心将于刷卡结算出院后的次月底将生育津贴直接发放至本人银行账户。
- 实施计划生育手术（含流产）的参保职工，需至省医保中心办事大厅现场申请生育津贴待遇。
二、劳动保护相关手续
调整工作岗位或减轻劳动量：
- 根据《女职工劳动保护特别规定》及地方性法规，如《武汉市女职工劳动保护办法》，单位不得安排怀孕女职工从事孕期禁忌从事的劳动。
- 若女职工在孕期不能适应原劳动，单位应根据医疗机构证明减轻其劳动量或调整工作岗位，并相应调整工资。
安排产前检查时间：
- 女职工在劳动时间内进行产前检查的，所需时间应视为劳动时间，单位应相应扣减其工作量。
提供特殊劳动保护：
- 对于怀孕28周以上的女职工，单位不得安排其从事夜班劳动或延长劳动时间。
- 若女职工不能胜任原劳动，经申请后，单位应给予其每天1小时的工间休息，工间休息时间视为劳动时间。
批准离岗休息（如适用）：
- 怀孕女职工与单位协商并经批准后，可以离岗休息。怀孕不满28周的女职工，休息期间工资由双方协商；怀孕28周以上的女职工，休息期间工资按照不低于离岗前12个月月平均工资的75%发放，但不得低于当地最低工资标准。
三、其他注意事项
遵守产假规定：
- 单位应确保女职工享受法定的产假假期，包括正常分娩、流产、难产、晚育及多胞胎生育等情况下的产假天数。
支付医疗费用：
- 若单位已参加生育保险，女职工生育或实施计划生育手术所发生的医疗费用由生育保险基金支付；未参加生育保险或欠缴生育保险费的，由单位参照生育保险规定的项目和标准支付。
提供哺乳保护：
- 女职工哺乳不满1周岁婴儿的，单位应提供必要的哺乳保护，包括不得安排其从事哺乳期禁忌从事的劳动、不得延长劳动时间和安排夜班劳动，以及每天给予哺乳时间等。
综上所述，单位在职工怀孕时需要办理的手续涉及生育保险、劳动保护等多个方面。单位应严格遵守相关法律法规，确保女职工的权益得到充分保障。如有任何疑问或需要进一步的指导，建议咨询当地医保部门或劳动保障部门。