当用人单位决定在劳动合同到期后不与员工续签时，确实需要遵循一定的流程和注意事项，以确保整个过程的合法性和合规性，同时维护双方的合法权益。以下是一份关于如何下发“不续签劳动合同通知书”的详细指南：
一、准备书面通知书
标题明确：通知书标题应明确为“劳动合同到期不续签通知书”。
基本信息：在通知书中，应包含员工的姓名、性别、身份证号码、岗位等基本信息，以确保通知的准确性。
合同信息：指出劳动合同的起始日期和到期日期，让员工清楚了解合同期限。
不续签决定：清楚表明公司决定在合同到期后不再与员工续签劳动合同，避免使用模糊或含糊不清的语言。
经济补偿说明：根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，说明是否支付经济补偿及具体金额。如果支付经济补偿，应明确计算方式和支付时间。
离职手续：告知员工需要办理的离职手续的具体流程和时间节点，如工作交接、归还公司财物、结算工资及福利等。
其他事项：可以补充对员工表现的感谢或其他需要说明的事项，以体现公司的人文关怀。
二、选择送达方式
直接送达：如果可能，最好当面交给员工本人，并让其签字确认收到通知书。这是最直接、最有效的送达方式。
邮寄送达：如果无法直接送达，可以通过邮政快递（EMS）等方式邮寄给员工，并保留快递单据作为送达凭证。在邮寄时，应确保通知书上的地址与员工提供的地址一致。
公告送达：仅在无法联系到员工本人的情况下使用。可以在公司内部公告栏或其他显著位置张贴通知，并在公司官方网站、内部办公系统等平台发布。公告期一般为合理的期限，如30日，以确保员工有足够的时间了解通知内容。
三、进行面谈沟通
提前安排：在书面通知发出后，提前与员工预约面谈时间和地点，确保环境安静、无干扰。
沟通要点：
记录确认：将谈话内容进行书面记录，并由双方签字确认，以避免后续纠纷。
四、协助办理离职手续
工作交接：员工应按照用人单位的要求，在规定时间内完成手头工作、保管物品的交接。用人单位需安排人员配合并记录确认，以确保工作的连续性和公司的正常运营。
结算工资及福利：劳动合同终止时，用人单位应一次性结清员工的工资及福利待遇，包括未支付的工资、奖金、津贴等。
出具离职证明：劳动合同终止后，用人单位应为员工出具终止劳动合同的证明，并在15日内为其办理档案和社会保险关系转移手续。这是员工的合法权益，用人单位必须履行。
五、注意事项
避免不当言语：在通知过程中，用人单位应避免使用不当言语或行为，以免影响员工的情绪和稳定性。应尊重员工的感受，以平和、理性的态度进行沟通。
确保内容真实：通知内容应真实、客观，避免误导或虚假信息。如果公司不续签的原因涉及员工的工作表现或能力问题，应确保有充分的证据支持，并避免对员工进行不必要的指责或贬低。
保留证据：无论是书面通知还是面谈沟通，都要注意保留相关证据，如通知文件、快递单据、面谈记录等。这些证据在后续可能出现的劳动争议中具有重要的证明作用。
关注员工反馈：在通知后，用人单位应关注员工的反应和反馈，及时解答员工疑问，处理好相关问题。如果员工对不续签决定有异议或提出合理的诉求，用人单位应积极回应并协商解决。
通过遵循上述步骤和注意事项，用人单位可以确保在合同到期不续签时，能够依法、合规地处理与员工的劳动关系，维护双方的合法权益。同时，也有助于维护公司的形象和声誉，避免不必要的劳动争议和法律风险。