针对员工离职拷贝公司资料这一问题，公司需要采取一系列严谨且合法的措施来应对，以保护自身的商业秘密和合法权益。以下是我为您详细梳理的处理流程和建议：

一、明确资料范围与性质

首先，公司应明确哪些资料属于受法律保护的范畴，如商业秘密、技术资料、客户名单等。这是后续取证和法律行动的基础，确保所涉及的资料确实属于公司所有，并具备相应的商业价值。

二、初步沟通与证据收集

1. 立即沟通：一旦发现员工离职拷贝公司资料，公司应立即与员工取得联系，明确要求其归还资料，并告知其行为的严重性和可能的法律后果。

2. 收集初步证据：在沟通过程中，注意保留电子邮件、聊天记录、网络监控记录等证据，这些证据将有助于后续的法律行动。

三、深入取证

1. 电子设备与系统层面：

   • 调取网络监控记录，查看员工在公司网络中的操作行为。
   • 检查办公电脑日志，使用专业工具分析文件操作记录。
   • 分析网络流量数据，发现异常的数据传输活动。
   • 如有必要，聘请专业数据恢复公司恢复被删除的文件和操作记录。

2. 外部存储设备检查：

   • 在合法合规的前提下，对离职员工携带的可疑外部存储设备进行检查，使用专业软件查看其中是否存储有公司资料。

3. 人员与流程层面：

   • 询问相关人员，了解离职员工在离职前的工作表现和行为举止。
   • 审查文件借阅与交接记录，发现可能存在的私自保留公司资料的情况。
   • 收集电子邮件和聊天记录，寻找可能包含公司资料的内容。

四、法律手段运用

1. 报警处理：对于拒绝归还资料且情节严重的员工，公司可向当地公安机关报案，尤其是当资料涉及商业秘密时。

2. 申请劳动仲裁与提起民事诉讼：

   • 若劳动合同或公司规章制度中有明确约定，公司可向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求员工归还资料并承担违约责任。
   • 若员工行为给公司造成经济损失，公司可提起民事诉讼，要求赔偿损失，并提供充分证据证明损失的数额及因果关系。

3. 聘请专业机构：在必要时，公司可以聘请专业的网络安全机构或数据恢复专家对员工的电脑或其他存储设备进行鉴定和分析，获取更详细的技术报告。

五、内部管理制度完善

1. 加强资料管理：建立健全资料管理制度，明确资料的分类、保管、使用和归还流程，对重要资料进行特殊标注和加密处理。

2. 签订保密协议与竞业禁止协议：与员工签订保密协议，明确保密义务；对于关键岗位员工，可考虑签订竞业禁止协议，限制离职后的竞业行为。

3. 采用技术手段：利用文档云产品等技术手段，实现资料的集中存储和权限管控，防止员工非法下载和带走资料。

六、员工教育与培训

1. 增强保密意识：定期为员工开展保密意识教育，让员工了解资料泄露的严重后果及自身责任。

2. 培训监控系统使用：如采用监控系统等技术手段，应对员工进行相应培训，确保其能正确使用，有效防范资料泄露。

七、持续关注与调整

公司应持续关注法律法规的变化，及时调整和完善相关措施，以适应不断变化的法律环境。同时，加强与法律顾问或专业机构的沟通与合作，确保公司的应对措施始终合法有效。

综上所述，公司应通过及时沟通、深入取证、法律手段运用、内部管理制度完善以及员工教育与培训等综合措施，有效应对员工离职拷贝公司资料的问题，保护自身的商业秘密和合法权益。