针对审计发现合同未签日期的情况，取证单的撰写应当围绕“合同未签署日期”这一核心事实展开，重点记录合同文本的客观状态、相关证据的收集过程及结论，确保取证内容合法、有效、完整。 以下是具体撰写思路及要点：
1. 取证单的基本结构
取证单通常包括标题、正文、结论、附件及签署部分，需确保格式规范、内容清晰。具体可参考以下框架：
- 标题：明确取证目的，如“关于XX合同未签署日期的取证记录”；
- 正文：详细描述取证过程、发现的事实及证据来源；
- 结论：总结合同未签署日期的客观状态及可能影响；
- 附件：附上相关证据材料（如合同复印件、沟通记录等）；
- 签署：由取证人员、审核人员签字并注明日期。
2. 正文撰写要点
正文需围绕“合同未签署日期”展开，重点记录以下内容：
- 合同基本信息：合同名称、编号、双方主体、签订背景等；
- 未签署日期的客观描述：
- 合同文本中“签署日期”栏是否为空；
- 合同是否已由双方签字/盖章，但未填写日期；
- 合同是否通过电子方式签署（如电子签名），但系统未记录时间戳；
- 证据收集过程：
- 调取合同原件或复印件，确认未签署日期的状态；
- 询问合同经办人或相关人员，了解未签署日期的原因（如疏忽、故意留空等）；
- 收集与合同签订相关的沟通记录（如邮件、微信、会议纪要等），佐证未签署日期的背景；
- 法律依据及分析：
- 引用《民法典》第490条（合同成立时间）或第502条（合同生效时间），说明未签署日期可能对合同效力、履行期限等的影响；
- 若合同未签署日期导致权利义务不明确，可提示潜在法律风险（如履行期限争议、违约责任认定困难等）。
3. 结论撰写要点
结论需明确、客观，避免主观臆断，可参考以下表述：
- “经核查，XX合同（编号：XXX）文本中‘签署日期’栏为空，且双方未通过其他方式明确签订时间，导致合同成立时间无法直接确定。”
- “根据现有证据，合同虽已由双方签字/盖章，但未填写签署日期，可能影响合同生效时间的认定，需进一步结合履行情况综合判断。”
4. 附件清单
附件是取证单的重要支撑，需完整、清晰，通常包括：
- 合同复印件（标注未签署日期的位置）；
- 合同经办人或相关人员的询问笔录；
- 与合同签订相关的沟通记录（如邮件、微信截图等）；
- 其他可能证明合同签订背景的材料（如会议纪要、审批流程等）。
5. 注意事项
- 客观性：取证单需基于客观事实，避免使用“可能”“推测”等模糊表述；
- 合法性：证据收集过程需合法，如询问笔录需经被询问人签字确认；
- 完整性：确保取证内容覆盖合同未签署日期的所有关键环节，避免遗漏；
- 及时性：发现合同未签署日期后，应尽快取证，避免证据灭失或被篡改。
示例取证单片段：
标题：关于XX采购合同未签署日期的取证记录
正文：
- 合同基本信息：XX采购合同（编号：XXX），甲方为XX公司，乙方为XX供应商，签订背景为甲方采购乙方设备。
- 未签署日期描述：合同文本第5页“签署日期”栏为空，双方签字/盖章处未填写日期。
- 证据收集：
- 调取合同原件，确认未签署日期状态；
- 询问甲方采购经理李某，其称“因急于履行合同，未填写日期”；
- 附2023年5月10日甲方内部邮件，显示“请尽快签署合同并履行”。
- 法律依据：根据《民法典》第490条，合同自双方签字或盖章时成立，未签署日期不影响合同成立，但可能影响生效时间认定。
结论：XX采购合同未签署日期，但双方已签字/盖章，合同成立时间可推定为最后签字方完成签署之日，但生效时间需结合履行情况进一步判断。
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