针对您提出的“顾客在店里充值，过了段时间要退没退，顾客投诉了，最后该怎么处理”这一问题，以下是一个详细且深入的处理流程和建议：
一、初步响应与沟通
及时回应投诉：
- 一旦接到顾客的投诉，应立即给予回应，表明对顾客问题的重视，并承诺会尽快调查并给出解决方案。
收集相关信息：
- 迅速查阅顾客的充值记录、消费记录以及任何与退款相关的沟通记录，确保对情况有全面了解。
与顾客沟通：
- 主动联系顾客，了解其退款的具体原因和诉求，同时向顾客解释退款政策（如果有的话）以及当前的处理进度。
二、内部调查与评估
核实退款情况：
- 根据收集到的信息，核实顾客的充值金额、已消费金额以及应退款金额。
- 检查是否有任何特殊条款或条件限制了退款，如退款期限、手续费等。
评估退款可行性：
- 根据退款政策和实际情况，评估退款的可行性。如果符合退款条件，应尽快安排退款；如果不符合，应向顾客解释原因，并探讨其他可能的解决方案。
三、与顾客协商解决方案
提出退款方案：
- 如果决定退款，应向顾客提出具体的退款方案，包括退款金额、退款方式、退款时间等。
- 如果无法全额退款，应向顾客解释原因，并提出部分退款或其他补偿方案。
协商达成一致：
- 与顾客进行充分沟通，努力达成双方都能接受的退款方案。
- 如果顾客对方案有异议，应耐心听取其意见，并根据实际情况进行调整。
四、执行退款与后续跟进
执行退款：
- 一旦与顾客达成一致，应立即执行退款操作，确保退款及时到账。
- 保留好退款凭证，以备后续查询或核对。
后续跟进与反馈：
- 退款完成后，应主动联系顾客确认退款情况，并询问其对处理结果的满意度。
- 如果顾客对处理结果不满意，应继续与其沟通，寻求进一步的解决方案。
五、预防措施与改进
完善退款政策：
- 根据此次事件的经验教训，完善退款政策，明确退款条件、流程、期限等，以减少类似纠纷的发生。
加强员工培训：
- 对员工进行退款政策、沟通技巧等方面的培训，提高其处理类似事件的能力和效率。
建立投诉处理机制：
- 建立完善的投诉处理机制，确保顾客的投诉能够得到及时、有效的处理，提高顾客满意度和忠诚度。
六、法律途径（如必要）
- 如果与顾客无法达成一致，且顾客坚持要求退款，而商家认为不符合退款条件，可以考虑通过法律途径解决。这包括向消费者协会申请调解、向行政部门投诉、根据仲裁协议提请仲裁或向人民法院提起诉讼等。但请注意，法律途径应作为最后的选择，并尽量在协商和调解无果后再考虑。
综上所述，处理顾客充值退款投诉的关键在于及时响应、充分沟通、合理评估、协商解决以及后续跟进与改进。通过这些措施，可以有效维护顾客的权益，同时提升商家的服务质量和信誉度。