关于与工会协商不发年终奖的会议召开方式，首先需明确的是，年终奖的发放并非法律强制要求，而是企业根据自身经营状况、员工表现及劳动合同或公司规章制度中的约定来决定的。若企业因经营困难或其他合理原因决定不发年终奖，与工会进行协商是一个体现民主管理和尊重员工权益的重要步骤。以下是从法律角度及实际操作层面给出的建议：
一、会议准备阶段
明确协商目的：
- 清晰阐述企业当前的经营状况、财务状况及不发年终奖的具体原因。
- 强调协商的目的是为了寻求工会的理解和支持，共同应对困难，而非单方面决定。
收集相关资料：
- 准备企业近期的财务报表、经营数据等，以证明企业确实面临经营困难。
- 整理劳动合同、公司规章制度中关于年终奖的条款，明确企业是否有权根据经营状况调整年终奖发放。
通知工会并确定会议时间、地点：
- 提前向工会发出书面通知，说明协商的目的、时间、地点及需要讨论的事项。
- 确保工会代表有足够的时间准备和了解相关情况。
二、会议进行阶段
开场陈述：
- 由企业方代表开场，简要介绍会议的目的和背景。
- 阐述企业当前的经营状况及不发年终奖的具体原因。
工会代表发言：
- 给予工会代表充分的时间表达意见和诉求。
- 工会代表可能会就年终奖的发放依据、员工权益保护等方面提出疑问或建议。
双方讨论与协商：
- 针对工会代表提出的问题和建议，企业方代表应给予积极回应和解释。
- 双方可以就年终奖的替代方案（如提供其他形式的福利或奖励）、未来年终奖的发放计划等进行深入讨论。
- 尝试达成共识或找到双方都能接受的解决方案。
记录会议内容：
- 安排专人记录会议内容，包括双方的发言、讨论的重点及达成的共识或未解决的问题。
- 会议记录应由双方代表签字确认，作为后续行动的依据。
三、会议后续阶段
形成书面协议：
- 如果双方就年终奖的发放问题达成了共识，应形成书面协议并明确双方的权利和义务。
- 协议内容应包括年终奖的发放条件、时间、方式等具体条款。
向员工通报协商结果：
- 通过适当的方式（如内部公告、邮件等）向全体员工通报与工会协商的结果。
- 确保员工了解企业当前的经营状况及不发年终奖的具体原因，以及企业为应对困难所采取的措施。
关注员工反馈并持续沟通：
- 鼓励员工提出意见和建议，对于合理的诉求应给予积极回应和考虑。
- 持续与工会保持沟通，共同关注员工的权益保护和企业的发展状况。
需要强调的是，虽然年终奖的发放并非法律强制要求，但企业在决定不发年终奖时应遵循公平、合理、透明的原则，并充分尊重员工的权益和感受。与工会进行协商是体现这一原则的重要方式之一。
若企业在年终奖发放问题上存在违法行为或侵犯员工权益的行为，员工有权向劳动监察部门投诉或寻求法律援助。 因此，企业在处理年终奖问题时务必谨慎行事，确保符合法律法规的要求。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。