退款申请情况说明的申请人一般应当写实际要求退款的一方，而不一定是退款方本身（如果退款方是被动退款的情况）。以下从不同角度为你详细分析：

从合同相对性及退款流程角度

在合同纠纷中，退款往往是因为一方（通常是付款方）认为合同履行出现问题，如未收到货物、货物质量不符合约定等，从而向另一方（收款方或合同相对方）提出退款要求。此时，退款申请情况说明的申请人就是实际要求退款的一方，也就是付款方。例如，消费者在电商平台购买商品，收到后发现商品存在质量问题，向商家申请退款，那么这份退款申请情况说明的申请人就是消费者。

从特殊情况角度

如果退款方是主动发起退款的一方，比如商家因为自身原因（如库存不足、价格错误等）需要给消费者退款，那么退款申请情况说明的申请人也可以是退款方（商家）。不过这种情况相对较少，且通常商家会有自己内部的退款流程和说明模板。另外，在一些涉及多方合同或复杂交易结构的情况下，确定申请人可能需要综合考虑合同的具体约定和各方的权利义务关系。比如在一个三方合作合同中，如果因为其中一方的违约导致另一方需要向第三方退款，那么退款申请情况说明的申请人可能是受违约影响而需要退款的一方，而不是直接的付款方或收款方。

法律建议

1. 明确申请人身份：在撰写退款申请情况说明时，首先要明确自己的身份是否符合申请人的要求。如果是个人消费者，要确保自己是实际付款且有权要求退款的一方；如果是企业，要依据合同和公司内部规定来确定合适的申请人。
2. 保留相关证据：无论作为申请人还是被申请方，都要保留好与退款相关的证据，如合同、付款凭证、沟通记录、商品照片等。这些证据在后续可能出现的纠纷解决中会起到关键作用。
3. 遵循合同约定和法律规定：退款申请要符合合同中的退款条款以及相关法律法规的规定。如果合同中没有明确约定退款事宜，可以参考《中华人民共和国民法典》中关于合同解除、违约责任等方面的规定来处理。

如果你在退款申请过程中遇到任何法律问题，比如对方拒绝退款、对退款金额有争议等，都可以直接向我咨询，我会根据你的具体情况为你提供专业的法律建议。