汇款方与合同方不一致时，退回说明的撰写需明确说明不一致原因、合同依据及处理方式，确保内容合法合规、逻辑清晰。以下为具体撰写思路及示例：

一、撰写核心要点

1. 明确主体信息：需清晰列明合同方（收款方）与实际汇款方的全称、账号等关键信息，避免因主体混淆引发争议。
   
2. 说明不一致原因：需如实陈述不一致的具体原因（如财务操作失误、第三方代付、公司内部调拨等），避免虚构或模糊表述。
   
3. 引用合同条款：若合同中已约定“允许第三方代付”或“需提前书面通知”等条款，需明确引用并说明符合约定；若无约定，需说明双方已协商一致。
   
4. 明确处理方式：需说明款项退回的具体方式（如原路退回、重新汇款至合同方账户等）及时间节点，避免后续纠纷。
   

二、退回说明示例（根据不同场景调整）

场景1：因财务操作失误导致汇款方与合同方不一致

退回说明
致【合同方名称】：
我司（【汇款方名称】）于【日期】向贵司账户（账号：【】）汇款【金额】元，因财务人员操作失误，误将款项从我司【错误账户名称/账号】汇出，实际应由我司【正确账户名称/账号】支付。
根据双方签订的《【合同名称】》第【条款号】条约定（或：经双方协商一致），现申请将该笔款项原路退回至我司错误账户（账号：【】），我司将于【日期】前重新从正确账户向贵司支付该笔款项。
特此说明。

附件：

1. 错误汇款凭证（截图/复印件）
   
2. 合同相关条款截图（如有）
   

场景2：经合同方同意，由第三方代付后需退回

退回说明
致【合同方名称】：
我司（【第三方代付方名称】）受【原合同方名称】委托，于【日期】向贵司账户（账号：【】）代付【金额】元。现因【原因，如合同终止、金额调整等】，需将该笔款项退回。
根据双方签订的《【合同名称】》第【条款号】条约定（或：经三方协商一致），现申请将该笔款项退回至我司账户（账号：【】），后续支付事宜由【原合同方名称】与贵司另行协商。
特此说明。

附件：

1. 代付委托书（如有）
   
2. 合同相关条款截图（如有）
   
3. 三方协商记录（如邮件、会议纪要等）
   

三、注意事项

1. 合法性：若合同未约定第三方代付或未通知对方，擅自代付可能构成违约，需先与合同方协商并补充书面协议。
   
2. 证据留存：退回说明需加盖公章或签字，并留存送达凭证（如邮件发送记录、快递回执等）。
   
3. 税务合规：若涉及发票开具或税务处理，需同步与财务部门沟通，避免税务风险。
   

如需进一步调整或补充，可直接向我咨询具体细节。