当公司存在违法行为时，书面告知的方式及要点可以归纳如下：

一、书面告知的必要性

书面告知是正式且具有法律效力的沟通方式，能够确保信息准确传达，并作为后续法律行动的证据。对于公司违法行为，及时、明确的书面告知有助于公司管理层了解问题严重性，采取纠正措施，避免法律风险进一步扩大。

二、书面告知的内容要点

1. 明确违法行为：

   • 详细描述公司存在的违法行为，包括时间、地点、涉及人员、具体行为等。
   • 引用相关法律法规，说明该行为为何构成违法。

2. 指出法律后果：

   • 阐述违法行为可能面临的法律后果，如罚款、吊销营业执照、刑事责任等。
   • 强调公司及责任人员可能承担的法律责任。

3. 提出整改要求：

   • 明确要求公司立即停止违法行为，并采取措施纠正已造成的影响。
   • 设定合理的整改期限，并要求公司提交整改报告。

4. 保留法律追责权利：

   • 声明若公司未按时整改或继续违法行为，将保留采取进一步法律行动的权利，包括但不限于提起诉讼、向监管部门举报等。

三、书面告知的形式与发送

1. 形式：

   • 书面告知应以正式函件形式发出，如律师函、法律意见书等，确保格式规范、内容严谨。
   • 函件应加盖公司或律师事务所公章，以增强其法律效力。

2. 发送：

   • 函件应直接发送给公司法定代表人或主要负责人，确保信息能够直达决策层。
   • 同时，可考虑抄送公司相关部门或监管机构，以增加告知的广泛性和有效性。

四、后续跟进与法律行动

1. 跟进整改情况：

   • 在设定整改期限后，应定期跟进公司整改情况，确保整改措施得到有效执行。
   • 若公司未按要求整改，应及时采取进一步法律行动。

2. 法律行动准备：

   • 在发出书面告知前，应充分准备相关证据材料，以便在必要时提起诉讼或向监管部门举报。
   • 与公司沟通时，应保持冷静、理性，避免情绪化表达，确保沟通效果。

五、示例模板

以下是一个简单的书面告知模板，供参考：

---

关于[公司名称]违法行为的告知函

[公司名称]：

本律师事务所代表[相关方名称]，就贵公司存在的[具体违法行为]事宜，特此致函如下：

一、违法行为描述

经调查，贵公司于[时间]在[地点]实施了[具体行为]，该行为违反了[相关法律法规名称及条款]，构成违法行为。

二、法律后果

根据[相关法律法规名称及条款]，贵公司及责任人员可能面临[具体法律后果，如罚款、吊销营业执照、刑事责任等]。

三、整改要求

1. 贵公司应立即停止上述违法行为，并采取措施纠正已造成的影响。
2. 贵公司应在[整改期限]内提交整改报告，说明整改措施及效果。

四、法律追责权利

若贵公司未按时整改或继续违法行为，本律师事务所将保留采取进一步法律行动的权利，包括但不限于提起诉讼、向监管部门举报等。

请贵公司认真对待本函内容，及时采取措施纠正违法行为，避免法律风险进一步扩大。

特此函告！

[律师事务所名称] [律师姓名] [日期]

---

如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。