当遇到工资多发给员工且员工拒绝退还的情况时，单位确实需要采取一系列合法且有效的措施来维护自身权益。以下是我为您详细梳理的解决步骤和建议：
一、法律基础与初步沟通
明确法律依据：
- 根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，员工没有合法依据获得额外的工资，即构成不当得利，单位有权要求其退还。
内部友好沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以友好、平和的态度与员工进行联系。
- 提供详细的工资计算明细、转账记录等作为证明，清晰说明工资多发的事实。
- 从道德和法律层面解释需要退还的理由，争取员工的理解和配合。
二、正式书面通知
- 若口头沟通无效，单位应发出正式的书面通知。
- 通过电子邮件、挂号信等可靠方式送达员工，确保通知的有效性和可追溯性。
- 书面通知中应明确阐述多发工资的金额、时段、原因，并设定合理期限要求退还。
- 同时告知员工，若逾期不退还，单位将采取进一步的法律措施。
三、法律途径与争议解决
劳动争议调解：
- 若员工仍拒绝退还，单位可向劳动争议调解组织申请调解。
- 调解组织将提供中立的协助，帮助双方达成和解协议。
劳动仲裁：
- 若调解无果，单位可向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁。
- 仲裁委员会将依法进行裁决，要求员工退还多发的工资。
从后续工资中扣除（需谨慎操作）：
- 若劳动合同或公司规章制度中有明确约定，并在员工同意或经过合法程序的情况下，单位可以考虑从员工后续工资中扣除多发的部分。
- 但必须确保扣除后的工资不低于当地最低工资标准，且每次扣除的比例一般不超过员工当月工资的20%。
申请支付令与民事诉讼：
- 单位可根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令。
- 若员工在规定期限内既不提出书面异议又不履行支付令，单位可申请强制执行。
- 若支付令不适用或执行受阻，单位可直接向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还多发的工资，并提供充分证据支持其主张。
寻求劳动保障行政部门的帮助：
- 单位还可向劳动保障行政部门举报或投诉，根据相关法律法规的规定，任何组织或个人对违反劳动保障法律、法规或规章的行为都有权举报。
- 劳动保障行政部门将依法进行调查处理，并促使员工退还多发工资。
四、预防措施
- 为避免类似情况的发生，单位应加强财务管理和内部审计工作。
- 确保工资发放的准确性和合规性，减少人为错误和疏漏。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
综上所述，面对多发工资员工不退的情况，单位应综合运用法律手段、协商机制以及预防措施来解决问题。通过明确法律依据、友好沟通、正式书面通知、法律途径与争议解决以及加强预防措施等步骤，单位可以有效地维护自身权益并促使员工退还多发的工资。