面对合同违约且对方不退款的情况，您可以按照以下清晰、详细的步骤来有效维护自己的合法权益：
一、初步应对：沟通协商与调解
主动沟通：
- 立即以书面形式（如电子邮件、函件）或面谈方式与违约方取得联系，明确指出其违约行为及未退款的事实。
- 强调对方应承担的责任，并要求在合理期限内履行退款义务。
- 保留所有沟通记录，包括邮件、短信、微信聊天记录等，作为后续证据。
寻求调解：
- 如果合同涉及中间方（如中介机构、行业协会），可请求其协助调解，促进双方和解。
- 调解是一种快速、成本较低的解决方式，有助于维护双方关系。
二、准备阶段：全面收集证据
合同文本：
- 确保拥有完整的合同原件，特别是关于退款条款和违约责任的内容。
- 仔细审查合同，明确退款的具体条件、时间、方式等。
履行凭证：
- 收集证明自己已履行合同义务的证据，如货物交付凭证、服务完成确认单等。
- 保存付款记录，包括银行转账凭证、电子支付截图等，证明您已按约付款。
沟通记录：
- 整理与对方的沟通记录，包括电话录音（需合法取得）、短信、微信聊天记录、电子邮件等，证明您曾主张权利及对方的回应。
三、正式行动：发送书面通知与法律途径
发送催告函或律师函：
- 若协商无果，可向违约方发送正式的书面通知（如律师函），明确指出其违约行为和应承担的退款责任。
- 律师函由专业律师起草，具有法律效力，并限定合理期限要求退款。
选择仲裁或诉讼：
- 仲裁：如果合同中约定了仲裁条款，或双方同意仲裁，可向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁程序相对灵活高效，裁决具有法律效力。
- 诉讼：若无仲裁条款，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。需准备充分证据材料，参与庭审。法院判决具有法律效力，若对方不履行，可申请强制执行。
四、关键注意事项与策略
及时行动：
- 一旦发现违约行为，应立即采取行动，避免超过诉讼时效或仲裁时效，导致权益无法得到保障。
保持冷静与理性：
- 在处理过程中保持冷静，尊重对方权益，通过合法途径解决纠纷，避免采取过激行为。
寻求专业法律帮助：
- 如对法律程序不熟悉，应咨询专业律师，获取准确具体的法律建议和指导。律师可以协助您起草法律文件、准备证据材料，并在庭审中代表您发言。
五、总结与建议
面对合同违约且对方不退款的情况，您应首先尝试通过沟通协商和调解解决。若无法达成一致，可根据合同约定或法律规定，采取仲裁或诉讼等法律手段来维护自己的权益。在整个过程中，及时收集并保存证据、保持冷静理性、寻求专业法律帮助是至关重要的。希望这些建议能帮助您有效解决问题，维护自己的合法权益。