当公司决定在劳动合同到期时不与员工续签时，回复和处理这一情况需要遵循一定的法律程序和沟通规范。以下是一份详细且清晰的回复指南：
一、法律基础与准备
首先，公司应明确《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，特别是关于劳动合同期满终止和经济补偿的条款。在决定不续签前，公司应经过内部决策程序，确保这一决定符合法律法规和公司的规章制度。
二、书面通知的撰写与送达
撰写书面通知：
- 标题：明确为“关于不续签劳动合同的通知”。
- 正文：
- 清晰说明不续签的原因，如“合同期满，公司业务调整”等。
- 明确不续签的日期，即劳动合同到期的具体日期。
- 详细阐述员工享有的权利，特别是经济补偿金的具体数额和支付方式。
- 结尾：表达公司对员工的感谢和祝愿，并提供人力资源部门的联系方式，以便员工有疑问时能够咨询。
送达方式：
- 直接送达：将书面通知直接交给员工本人，并要求其签收确认。若员工拒绝签收，可通过邮寄方式送达，并在邮寄凭证上注明通知的内容。
- 邮寄送达：使用挂号信或快递等方式将通知寄送给员工，保留好邮寄凭证和回执。在邮寄凭证上详细注明通知的标题和内容。
- 电子邮件送达（如适用）：若公司与员工之间有通过电子邮件沟通工作事宜的习惯，且员工同意以电子邮件作为通知送达的方式，可将通知发送至员工的电子邮箱。但需注意，电子邮件送达可能存在风险，建议结合其他送达方式使用。
三、经济补偿金的支付
根据法律规定，公司不续签劳动合同的，应向劳动者支付经济补偿金。经济补偿金的计算标准通常按照劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。公司应确保经济补偿金的支付及时、准确。
四、离职手续的办理
在劳动合同到期后，公司应与员工办理离职手续，包括但不限于：
- 结清工资：确保员工在离职前收到所有应得的工资和奖金。
- 转移社保关系：协助员工办理社保关系的转移手续。
- 归还公司财物：要求员工归还所有公司财物，如工作证、办公设备等。
五、沟通与解释
在整个过程中，公司应保持与员工的良好沟通，解释不续签的原因和公司的决定依据。同时，公司应尊重员工的感受和权益，确保整个过程的公正、透明和合法。
六、注意事项
- 时效限制：公司应确保在劳动合同到期前完成所有必要的程序和通知工作，避免因时效问题而引发法律纠纷。
- 证据收集：公司应保留好所有与不续签相关的文件和记录，如书面通知、邮寄凭证、经济补偿金支付记录等，以备不时之需。
- 法律咨询：在复杂情况下，公司应咨询专业律师，确保所有操作都符合法律法规的要求。
通过遵循上述指南，公司可以确保在劳动合同到期时不与员工续签的情况得到妥善处理，既维护了公司的利益，也尊重了员工的权益。