当遇到工资多支付而员工拒绝退还的情况时，作为用人单位，您需要采取一系列有序且合法的措施来维护自身权益。以下是一套详细、有条理的处理策略：
一、初步沟通与协商
内部沟通：
- 首先，由财务部门或人力资源部门以正式书面或邮件形式通知员工，明确指出工资多发的事实，并附上详细的工资计算明细和转账记录作为证明。
- 向员工解释根据《中华人民共和国民法典》关于不当得利的规定（第一百二十二条和第九百八十五条），其有义务退还多发的工资部分。
- 设定一个合理的退还期限，并要求员工确认收到通知，以便后续跟进。
外部沟通（如涉及）：
- 如果工资是通过第三方支付平台发放的，且出错原因与第三方有关，应及时与第三方沟通并提供证明材料，要求其协助处理。
二、采取法律手段
发送催款函：
- 如果初步沟通无果，可以委托律师发送催款函，明确指出法律依据及员工可能面临的法律后果，如被起诉、承担诉讼费用等。
申请调解或劳动仲裁：
- 向劳动争议调解组织（如企业劳动争议调解委员会或基层人民调解组织）申请调解，寻求中立机构的协助来解决问题。
- 如果调解无果，可以向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁，这是解决劳动纠纷的法定途径。
申请支付令：
- 如果员工对多发工资的事实无异议但拒绝退还，可以根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令，要求员工退还多发工资。
- 如果员工在规定期限内既不提出书面异议又不履行支付令，用人单位可以申请强制执行。
提起诉讼：
- 如果调解、仲裁或支付令均无效，或者员工对多发工资的事实有争议，可以向人民法院提起民事诉讼，要求员工返还不当得利。
- 在诉讼过程中，需要提供充分的证据来支持自己的主张，如工资发放记录、沟通记录、催款函等。
刑事追究（极端情况）：
- 如果员工的行为构成侵占罪（根据《中华人民共和国刑法》第二百七十条），用人单位可以考虑报警并提起刑事诉讼。
三、寻求行政帮助
- 向劳动保障行政部门举报或投诉，依据《劳动保障监察条例》第九条的规定，请求其介入调查并协助解决问题。
四、内部处理与预防措施
内部处理：
- 根据公司规章制度，对拒绝退还多发工资的员工进行纪律处分，如警告、罚款，甚至解除劳动合同（视情节严重程度而定）。
预防措施：
- 加强财务管理和内部审计，确保工资发放的准确性和合规性。
- 定期对员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，使其了解不当得利的法律责任和后果。
五、注意事项
- 保留证据：确保所有相关证据（如工资发放记录、沟通记录、催款函等）完整且可追溯，以便在需要时提供证明。
- 遵循法律程序：在处理过程中，避免采取过激行动，严格遵循法律规定的程序和要求。
- 冷静理智：保持冷静和理智，以法律手段为主要武器维护自身权益，避免情绪化决策。
综上所述，面对工资多支付而员工拒绝退还的情况，用人单位应综合运用沟通协商、法律手段、行政帮助及内部处理等多种策略，确保问题得到妥善解决。在整个过程中，务必注重证据的收集和保存，以及法律程序的遵循，以维护自身的合法权益。